Облачные сервисы сбора и хранения данных: безопасное использование

@freepik

В процессе работы может возникнуть необходимость использовать информационные сервисы по сбору и хранению данных, которые расположены не на локальном компьютере, а на облачном информационном ресурсе. Но как обеспечить возможность удобного доступа к данным и безопасное их использование, и, вообще, возможно ли это? Цифровой блок Вышки подготовил материал для нас с вами, чтобы сделать работу не только удобной, но и безопасной.

Сотрудники Вышки для решения образовательных и административных задач привыкли использовать сервисы Google Forms, Google Диск, OneDrive и иные аналогичные зарубежные сервисы. В силу расширения мер ответственности Вышки как оператора персональных данных необходимо пользоваться доступными и безопасными аналогами в рамках программы ИТ-импортозамещения:

– для сбора информации в рамках проводимых опросов используйте сервисы опросных форм: «Регистрационная форма/опрос» на портале Вышки, сервисы Yandex Forms для бизнеса;

– для хранения информации (данных) в виде отдельных файлов используйте сервисы для хранения данных: Вышка.Диск или Яндекс Диск.

Опросные формы - импортозамещение Google Forms и других зарубежных аналогов

Для сбора регистрационных данных и проведения опросов, а также гарантии корректной работы с персональными данными и обеспечения их безопасности - только отечественные сервисы:

1. Сервис опросных форм «Регистрационная форма/опрос», входящий в штатный функционал портала НИУ ВШЭ, традиционно используется Вышкинцами для создания опросных форм. Только эти формы имеют интеграцию с CRM-системой университета и только через них можно полноценно работать при сборе контактов потенциальных клиентов и иных контрагентов Вышки (подписки на рассылки, регистрация на ДОДы и т.п.). А если с помощью опросной формы вы планируете собирать персональные данные, то использовать нужно именно этот сервис с учетом требований федерального закона «О персональных данных» (ФЗ-152).
2. Для опросов, связанных со сбором персональных данных, можно использовать сервис Yandex Forms для бизнеса, который доступен всем пользователям университета по корпоративному аккаунту. В эти формы можно добавить сотрудников организации, чтобы они могли редактировать форму и скачивать ответы, а также дать доступ на заполнение формы только сотрудникам организации. Сервис размещен на платформе Yandex Cloud, которая гарантирует обеспечение информационной безопасности данных. Подробнее можно ознакомиться в разделах Безопасность данных и Соответствие стандартам ИБ.
3. Для опросов, не связанных с использованием персональных данных, под корпоративным аккаунтом может быть использован и базовый онлайн-сервис Yandex Forms, который также позволяет создавать опросы, анкеты и формы обратной связи. Главным преимуществом сервиса является его простота и удобство использования.

Цифровой блок разработал инструкции к сервису Yandex Forms, а интуитивно-понятная пошаговая инструкция к сервису «Регистрационная форма/опрос» размещена на странице портала Вышки.

Сервисы облачного хранения данных – импортозамещение Google Диск и аналогов

Для хранения и предоставления доступа к большим объемам данных, представленным в виде отдельных файлов, сотрудникам Вышки необходимо использовать специализированные файловые сервисы для их хранения.

Сервис Вышка.Диск расположен на серверах Вышки. Этот сервис можно использовать для хранения файлов, содержащих персональные данные физических лиц, используемых в процессе работы. Сервис предоставляет сотрудникам НИУ ВШЭ 5 GB памяти для хранения файлов, позволяет синхронизировать данные на рабочем ПК с домашними компьютерами и мобильными устройствами, а также делиться данными с другими сотрудниками университета или открывать временный доступ по ссылке для контрагентов, в том числе по установленному паролю.

Сотрудникам и студентам доступен сервис Яндекс Диск. Данный сервис позволяет хранить файлы на серверах Яндекса, работать с любого устройства, подключенного к сети Интернет. Яндекс Диск предоставляет сотрудникам Вышки 1 Тб памяти, студентам – 5 Гб. Этот сервис станет полезным для сотрудников, которые работают с большим объемом данных, например, записи лекций или материалы к занятиям. Вход в сервис осуществляется по корпоративному аккаунту. Подробнее с описанием возможностей и функционала сервиса Яндекс Диск можно ознакомиться в Базе знаний Горячей линии НИУ ВШЭ.

Соблюдение требований информационной безопасности и требований к обработке персональных данных при использовании цифровых сервисов

При работе с сервисами опросных форм и сервисами хранения данных необходимо соблюдать общие требования информационной безопасности. Дополнительно об основах защиты данных читайте в нашем материале «Кибербезопасность. Основы защиты данных в цифровой экосистеме университета».

Если при использовании сервисов вы планируете проводить сбор, запись, хранение, передачу, использование персональных данных физических лиц или иные операции с персональными данными, то вы должны соблюдать требования Положения об обработке персональных данных.

Если вы планируете использовать сервисы в целях выполнения функциональных обязанностей с использованием персональных данных, то вы должны понимать, что в этом случае вы выполняете функции оператора персональных данных от имени НИУ ВШЭ.

Недопустимо публиковать на корпоративном портале ссылки на файлы, содержащие персональные данные, даже если они размещены в рекомендованных сервисах облачного хранения.

Для помощи в вопросах обработки персональных данных Цифровой блок разработал методические материалы. Также вы можете воспользоваться сервисами Дирекции по правовым вопросам для получения консультаций.

По всем возникающим вопросам работы с сервисами Вышка.Диск, Яндекс.Диск обращайтесь на Горячую линию Вышки. По вопросам, касающимся использования сервиса «Регистрационная форма/опрос», обращайтесь в Службу поддержки портала. По вопросам, касающимся организации работы с персональными данными при использовании сервисов, обращайтесь за консультацией в Центр информационной безопасности НИУ ВШЭ на Горячую линию Вышки/Консультация по ИБ .

Специалисты Цифрового блока рассмотрят обращение и дадут обратную связь в возможно короткие сроки.

Также сотрудники и студенты НИУ ВШЭ могут получить прямую поддержку сервисов Яндекс 360 от специалистов Яндекса:

- помощь по использованию сервиса Yandex Forms можно получить по ссылке;

- обратиться по вопросам работы сервиса Яндекс Диск можно по ссылке.