«Переходим к следующему этапу цифровой трансформации»
 (1).jpg "Даниил Прокофьев / Высшая школа экономики")
С января 2021 года Дмитрий Бондарь занимает должность старшего директора по цифровой трансформации НИУ ВШЭ. За это время в университете были внедрены и получили развитие множество новых, современных информационных систем. Дмитрий Павлович отвечает за обеспечение высоких темпов цифровой трансформации и эффективность работы Цифрового блока НИУ ВШЭ. О том, что уже было сделано и планах по развитию он рассказал в своем интервью.
— Вышка — цифровой университет с постоянно совершенствующейся цифровой средой. Какие новые информационные системы были запущены за последний год?
Сегодня университет находится на стадии комплексной автоматизации основных бизнес-процессов, которая в первую очередь, включает в себя разработку и внедрение базовых информационных систем. В 2022 году мы совместными усилиями нескольких блоков ввели в эксплуатацию (опытную/промышленную) целый ряд таких систем: АИС ПК для проведения приемной кампании, CRM для взаимодействия с партнерами, абитуриентами и контрагентами, ПУД 2.0 для разработки программ учебных дисциплин БГУ, ЗиК, ФАС, ГМЗ для закупочной деятельности, финансового и бухгалтерского учета..
В текущем году планируем продолжить внедрять новые базовые системы: HSE.Reg для учета образовательного процесса, Маркетплейс образовательных продуктов, MVP будет для программ ДПО, microdegree и онлайн-курсов, Портал единого архива для аккумуляции исследований в различных областях науки и SmartPro — систему автоматизации процессов практической подготовки студентов. По сути мы заканчиваем этап комплексной автоматизации. Это приведет к стабилизации ИТ-ландшафта университета и позволит перейти к следующему этапу цифровой трансформации.
— С какими вызовами Цифровому блоку еще придется столкнуться на этом пути?
Предыдущий этап был наиболее сложным для университета, потому что заново были оцифрованы и переосмыслены многие процессы. При этом преимуществ обычный пользователь на тот момент мог и не получить, а порой и наоборот — столкнуться со сложностями в связи с работой в новых интерфейсах. Но, безусловно, реализация следующего этапа была бы невозможна без разработки и внедрения базовых информационных систем.
Дальнейшая работа будет не менее трудозатратой, но на этот раз изменения окажут больше влияния на эффективность работы университета и конкретных пользователей. Нам предстоит объединить информационные системы в рамках единых сквозных процессов, за счет чего мы получим ряд преимуществ: перейдем к единоразовому вводу данных, сократим время на переход между системами, получим агрегированную аналитику по процессам и пр.
Не стоит также забывать о том, что переход к цифровой среде существенно повысил риски в области информационной безопасности. В этой связи Цифровой блок разработал обширный план мероприятий на 2023-й и 2024-й год. Он включает в себя не только развитие мер реагирования и мониторинга инцидентов безопасности, но, и в первую очередь, повышение цифровой грамотности университетского сообщества: работу с сотрудниками, преподавателями и студентами Высшей школы для обучения их правильной работе в ИТ-ландшафте.
«Приходится быть пионерами в вопросах внедрения и использования отечественных цифровых решений»
— Дмитрий Павлович, одна из наиболее актуальных тем для вузов на сегодняшний день — ИТ-импортозамещение. Какие процессы уже начаты в Вышке и какие будут запущены в этой связи?
Сегодня Университет столкнулся с недоступностью сервисов и программного обеспечения зарубежных производителей и усилением законодательных мер по использованию отечественных ИТ-решений. С одной стороны, эти вызовы требуют выполнения сложных задач, с другой — дают возможность повысить устойчивость и адаптируемость ИТ-инфраструктуры к изменениям рынка.
Команда Цифрового блока решила использовать политику изменений, основанную на выборе апробированных решений. Однако, такой подход требует накопленного образовательным сообществом опыта, а его на текущий момент нет. В связи с этим, зачастую, нам приходится быть пионерами в вопросах внедрения и использования отечественных цифровых решений в образовательном процессе.
В январе 2023 года Цифровой блок разместил на портале НИУ ВШЭ раздел, в котором каждый может посмотреть список цифровых сервисов Вышки, подлежащих импортозамещению и статус их замены.
Для себя мы выработали ряд критериев, которым должно соответствовать специализированное программное обеспечение. Оно должно быть отечественным или свободным, иметь долгосрочную поддержку разработчика, быть совместимым с нашим ИТ-ландшафтом, максимально покрывать функциональность замещаемого ПО или иметь дорожную карту развития функционала, соответствующую нашим потребностям. В настоящий момент Цифровой блок взаимодействует с образовательным сообществом и производителями ПО для обмена опытом и поиска наилучших решений. Собранная информация может стать ориентиром для корректировки образовательных программ как в НИУ ВШЭ, так и других вузах страны.
Процесс импортозамещения не является единоразовым и завершенным действием. Он требует постоянного мониторинга и анализа рынка ПО, а также оценки эффективности замененных решений. Мы уверены, что правильная политика выбора ПО, основанная на опыте и анализе рынка, позволит университету эффективно решать свои задачи и быть готовым к вызовам будущего.
«Идти вперед осознанно»
— В Цифровом блоке работает более двухсот человек. Расскажите о том, как происходит процесс контроля и мониторинга реализации цифровых проектов.
Полтора года назад, на заре проектной трансформации в Цифровом блоке, перед нами стояло несколько важных задач, которые мы успешно решили при помощи проектного подхода – эффективного инструмента, который применяется в различных сферах, в том числе в государственных компаниях.
Для обеспечения прозрачности нашей деятельности мы разработали фреймворк управления проектами и запустили потоковое обучение сотрудников в широком смысле этого слова. С точки зрения эффективности управления ресурсами есть различные подходы, но все они базируются на метриках и показателях. Мы внедрили списание часов всеми сотрудниками Цифрового блока, что позволяет делать выводы в отношении тех или иных проектов: что можно было бы сделать по-другому, какие события повлияли на результат и т.д.
Также нам очень важно знать, как Заказчик относится к проекту и его результатам, поэтому для контроля удовлетворённости был внедрен сбор оценок на регулярной основе. Сегодня мы следим за тем, как в тот или иной период времени Заказчик относится к проекту: все идет хорошо, и он сыплет благодарности или сдержан и ставит средние оценки.
Искоренить подход «моя хата с краю» можно, но сложно. Корень проблемы – отсутствие понимания ответа на вопрос «чтобы что?» и личной причастности к конечному результату. На помощь пришли практики разработки концепции решения, в которой есть ответы на вопросы «зачем?», «кто?», «как?», «за счет чего?» и выделение ответственности руководителя проекта.
Еще одна важная тема — бюрократия. Бюрократия – многогранная «штука». С одной стороны, она способна задекларировать правильные треки исполнения, с другой – ограничивает рост, т.к. актуальность документов часто под вопросом уже в момент их выпуска. Подход к использованию документов мы называем «экологичным»: информация переиспользуется в каждом последующем документе в соответствии с жизненным циклом процесса. Она минимальная, но ее достаточно для решения задач.
Мы через многое прошли, получили первые результаты, и, конечно, не собираемся на этом останавливаться. Цифровой блок ищет новые точки роста и ограничения, которые еще предстоит преодолеть. В планах — масштабирование проектной культуры за рамки Цифрового блока и ее развитие на уровне всех заинтересованных сторон, чтобы все говорили на одном языке и двигались к общим целям едиными инструментами, внедрение предиктивной аналитики по проектам за счет использования базы знаний и многое другое.
«Будущие кадры Цифровой экономики»
— Цифровой блок — крупный ИТ-работодатель. Расскажите о проектах, направленных на взаимодействие Цифрового блока со студентами Высшей школы экономики.
Студенты — самый ценный ресурс любого Университета. Мы это понимаем и уделяем особое внимание взаимодействию со студенческим сообществом.
Например, летом прошлого года стартовал первый набор на стажировку «Цифровой кадровый резерв». Стажировка в Цифровом блоке позволяет студентам, которые хотят развиваться в области цифровых профессий, начать строить карьеру в сфере ИТ. Они получают комплексное представление о работе ИТ-специалиста по выбранному направлению и возможность приобрести новые компетенции, знания и навыки в определённой области.
По итогам пилотного набора два студента приглашены на работу в команду Цифрового блока. Сейчас идет второй набор студентов и мы надеемся вновь пополнить штат Цифрового блока талантливыми студентами Вышки.
Еще один важный проект — «Цифровые ассистенты НИУ ВШЭ». Изначально проект был запущен для оказания помощи всем, кто испытывает трудности при использовании цифровых технологий в ответ на вызовы пандемии. Сегодня помимо работы на Горячей линии, в рамках которой студенты оказывают поддержку как на русском, так и на английском языках, Цифровые ассистенты сопровождают онлайн-мероприятия, работают в цифровых продуктовых командах и даже оказывают цифровую поддержку вне университета. Сотрудничают с благотворительными фондами в рамках цифрового волонтерства, проводят мастер-классы по цифровой грамотности и культуре, сопровождают крупные внешние онлайн-ивенты. У ребят есть возможность карьерного роста: 5 студентов различных курсов и образовательных программ уже работают в штате Цифрового блока.
Привлечение студентов к участию в проектах цифровой трансформации вуза — стратегия win-win. Ребята перестают быть только обучающимися и переходят в статус полноценных партнеров Университета, а Цифровой блок формирует цифровое комьюнити и «золотой резерв» для нужд цифровой трансформации как в вузе, так и за его пределами. Многие Цифровые ассистенты после полученного опыта в нашей команде трудоустраиваются в крупные ИТ-компании. Мы рады видеть, как на наших глазах и при нашем участии ребята становятся ценными кадрами для Цифровой экономики. Таким положительным опытом мы готовы делиться и уже делимся с другими российскими вузами в рамках программы университетского партнерства, чтобы коллеги могли запустить подобные проекты в своих вузах.
Из ближайших планов – реализация важного социально-значимого в университетских масштабах проекта «Поддержки цифровой доступности образования для лиц с ограниченными возможностями», в котором также принимают участие Комитет по цифровизации Студенческого совета, Цифровые ассистенты и студенты НИУ ВШЭ с ограниченными возможностями здоровья. Впереди у нас еще много работы, нацеленной на общий результат, идей и планов по дальнейшему развитию цифровой среды университета.
Автор текста: Талашова Мария Игоревна, 31 марта
Бондарь Дмитрий Павлович
Руководство Университета: Старший директор по цифровой трансформации