Вышка подключилась к системе межведомственного электронного документооборота

О том, что это значит для университета, рассказываем в материале

©Unsplash

В рамках поэтапного отказа от бумажного документооборота летом 2022 года Высшая школа экономики перешла на прямое электронное взаимодействие с Аппаратом Правительства Российской Федерации по МЭДО.

МЭДО – это единая межведомственная система электронного документооборота, которая осуществляет взаимодействие между государственными органами власти. Взаимодействие предполагает обмен электронными документами и уведомлениями, содержащими информацию об этапах работы с документами, отправленными по МЭДО.

Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти РФ, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также иные государственные органы и государственные организации, включая вузы. Список участников (абонентов) МЭДО постоянно расширяется.

Что это значит для Вышки?

Теперь переписка НИУ ВШЭ с Аппаратом Правительства РФ осуществляется непосредственно в системе электронного документооборота на базе системы 1С: Документооборот, знакомой всем работникам университета как СЭД. Такое решение значительно оптимизирует процессы, связанные с прохождением документов между организациями. Подключение к МЭДО обеспечивает прозрачность обработки адресатом отправляемой корреспонденции, дает возможность отследить статус документа, минимизировать ошибки при оформлении документов, благодаря автоматическому формированию писем, исключить риски, связанные с утерей документов операторами почтовой связи и пр.

Аликова Светлана Анатольевна
И.о. начальника Управления делами

Подключение к системе МЭДО и внедрение новых механизмов в СЭД позволило значительно упростить процесс организации переписки с Аппаратом Правительства РФ. К нам ежедневно поступают положительные отзывы от работников университета о преимуществах нововведений в СЭД и использовании системы МЭДО. Новые информационные системы позволяют активнее использовать электронные документы, подписанные электронной подписью, благодаря чему сокращаются сроки обмена документами между организациями, а также развивается безбумажный документооборот.

Что было сделано в целом?

Цифровой блок при методической поддержке Управления делами НИУ ВШЭ провел ряд комплексных работ по обеспечению эффективного функционирования механизмов МЭДО в университете: «Работа над внедрением МЭДО началась еще в 2021 году, когда были определены основные задачи внедрения и проработаны требования, предъявляемые к СЭД для организации документооборота через систему МЭДО, — рассказывает Артем Рачиба, начальник Управления цифровизации административных процессов. — С июня 2022 г. были произведены основные доработки СЭД, позволяющие осуществлять подготовку, согласование и подписание, а также отправку документов по системе МЭДО непосредственно из СЭД. Это совсем не простой механизм, для реализации которого, перед нами был поставлен и решен ряд масштабных задач».

Основное, что было реализовано

Электронные бланки для исходящих писем, а также их учет в СЭД

Автоматическое формирование печатной формы исходящего документа по заданным условиям непосредственно в СЭД

Динамическое размещение штампа электронной подписи

Возможность подписания исходящих документов в мобильном приложении при условии наличия облачной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у подписывающего лица

Автоматическая загрузка входящих документов непосредственно в СЭД, поступивших в НИУ ВШЭ по МЭДО

Автоматическая выгрузка исходящих документов из СЭД в МЭДО, с последующим поступлением всех необходимых отметок и уведомлений в карточку документа (о доставке, регистрации, отказе в регистрации и т.д.)

Реализация функционала для МЭДО, в том числе и для филиалов НИУ ВШЭ

Как работать в СЭД с документами для МЭДО?

Чтобы помочь работникам Вышки адаптироваться к работе с документами в СЭД для отправки по МЭДО Цифровой блок совместно с Управлением делами провел обучающие вебинары, а также разработал инструкции и памятки для пользователей СЭД. По функционалу МЭДО ведется поддержка пользователей в рамках общей технической поддержки в СЭД в онлайн-режиме: консультацию можно получить через Единый личный кабинет. Сотруднику Вышки достаточно подать заявку по кнопке «СЭД». Специалисты отработают заявку и свяжутся для решения проблемы.  Операторы технической поддержки работают с понедельника по пятницу с 09:30 до 18:00 по московскому времени. 

Для подписания электронных документов, в том числе направляемых по МЭДО, работникам Вышки необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). С порядком получения и использования УКЭП можно ознакомиться на странице по ссылке.

А что в планах?

В планах — расширение взаимодействия по МЭДО с другими министерствами и ведомствами России, а также организациями, являющимися абонентами системы МЭДО: «В настоящее время ведется работа по организации обмена электронными документами с Управлением делами Президента Российской Федерации и другим участниками МЭДО. Перечень организаций, с которыми будет осуществляться обмен через систему МЭДО, постепенно будет расширяться. С актуальным списком организаций и особенностями оформления исходящих писем, отправляемых через систему МЭДО, можно ознакомиться на странице Управления делами НИУ ВШЭ», — говорит Светлана Аликова.

Рачиба Артём Юрьевич
Управление цифровизации административных процессов: Начальник управления

Подключение к системе МЭДО — важный этап в реализации стратегии цифровой трансформации Высшей школы экономики на пути к переходу на безбумажный документооборот. Уже сейчас мы видим результаты внедрения данного механизма – оперативность и защищенность обмена важной информацией и документацией в электронном виде по официальному каналу связи между НИУ ВШЭ и государственными органами, прежде всего, Аппаратом Правительства РФ, минимизация трудовых затрат на ввод и обработку документов, возможность контролировать состояние документов (доставлен, принят, зарегистрирован и прочее), отправленных через систему МЭДО практически на всех этапах его обработки у адресата. 

Цифровой блок всегда готов оказывать всестороннюю поддержку и сопровождение в направлении цифровизации и автоматизации бизнес-процессов, в том числе при внедрении механизмов для работы с документами МЭДО в филиалах НИУ ВШЭ и его подразделениях.