Запущена система визово-миграционного сопровождения иностранных студентов

© iStock

 

О системе

«Миграционный учёт» - новая система на платформе «1С», разработанная Управлением цифровизации и регламентированного учёта совместно с Центром визово-миграционного сопровождения иностранных граждан с целью автоматизации процессов оформления иностранных студентов НИУ ВШЭ для обучения и пребывания на территории России.

Как появилась идея создания?

В Вышке ежегодно проходит обучение около 4,5 тысяч иностранных студентов, которым требуется визовое сопровождение. Учёт иностранцев в России осуществляется по требованиям законодательства, которые включают среди прочего предоставление большого объёма документов в кратчайшие сроки. Осуществлять сопровождение такого важного процесса вручную было трудоёмко. К решению задачи Центра визово-миграционного сопровождения иностранных граждан по автоматизации учёта подключилось Управление цифровизации и регламентированного учёта в результате чего сократились ручные операции и повысилась эффективность работы.

Основные пользователи:

• Центр визово-миграционного сопровождения иностранных граждан. Сотрудники занимаются оформлением документов на пребывание иностранных студентов в России в соответствующих государственных органах (МВД, ФМС).
• Общежития. Паспортисты, работающие со студентами в общежитиях, решают вопросы, связанные с регистрацией по месту пребывания.

Как работали до создания системы?

До создания системы сотрудникам приходилось сначала вручную вносить информацию о каждом иностранном студенте в АСАВ, затем дублировать данные в отчётных формах вне каких-либо систем. Выполнение этих действий занимало значительное количество времени.

Что изменилось?

1. Сократили время на создание отчётов. В настоящее время у коллег нет необходимости осуществлять двойной ввод данных в АСАВ и отчёты, а стало это возможным, благодаря проделанной работе по интеграции 1C «Миграционный Центр» с АСАВ. Все необходимые отчёты для направления в государственные органы оперативно формируются в системе.

«Раньше коллеги заполняли машиночитаемые формы бланков в Excel, где нужно было в каждую ячейку вбивать отдельную букву. На создание одного такого документа уходило минимум полчаса. Мы же в разы ускорили этот процесс: сейчас достаточно нажать всего пару кнопок и отчёты готовы», - говорит начальник Управления цифровизации регламентированного учёта Виталий Евсеев.

Для удобства работы с системой был разработан отдельный интерфейс для паспортистов общежитий, так как именно они больше всего напрямую взаимодействуют с иностранными студентами. Также работа паспортистов сократилась из-за отсутствия необходимости формировать и направлять в Центр визово-миграционного сопровождения еженедельные отчёты. А всё потому, что работники Центра самостоятельно могут это сделать в любое время в новой системе.

2. Выполнена разработка механизма заявочного сервиса для иностранных граждан и интеграция из ЕЛК в 1С «Миграционный Центр» по визовым приглашениям. В едином личном кабинете (ЕЛК, SmartPoint) работника появился отдельный сервис для оформления визового приглашения. Если раньше для оформления приглашения сотрудникам иностранных учебных заведений необходимо было распечатывать форму, подписывать и отправлять коллегам из Центра, то сейчас достаточно заполнить форму заявки в ЕЛК и отправить на электронное согласование руководителю приглашающей стороны. Все статусы по заявке отражены в ЕЛК в разделе «Заявки».

3. Присоединили питерский кампус. Несмотря на то, что новая система введена в эксплуатацию не так давно, к ней уже присоединился Санкт-Петербургский филиал НИУ ВШЭ и успешно работает.

Планы по развитию:

• Для иностранных студентов основные новшества войдут в этом году. На корпоративную почту и в SmartPoint им начнут поступать уведомления об окончании срока действия их документов (визы, регистрации и т.д.) или уже об их просрочке.
• Для Центра изменения произойдут в части оперативной актуализации информации. Возможность формирования отчётности в разрезе дат и отбора по заданным параметрам.
• Интеграция с новой системой Smart Reg по оформлению на обучение иностранных студентов.
• Присоединение кампусов. В планах развития на 2021 год планируется присоединение к единой информационной базе по визово-миграционному сопровождению иностранных студентов кампусов НИУ ВШЭ в Нижнем Новгороде и Перми.
• Включение в систему иностранных преподавателей. На данный момент ведутся подготовительные работы, реализация запланирована на 2023 год.

«Отдельно хочу отметить командную работу и профессионализм коллег, вовлечённых в процесс визово-миграционного сопровождения иностранных граждан. Уверен, что плодотворная работа приведёт к успеху в реализации и развитии проекта», - добавляет Виталий Евсеев.

 

БОЛЬШЕ О НОВЫХ РЕЛИЗАХ ЦИФРОВОГО БЛОКА – В ТЕЛЕГРАМ-КАНАЛЕ  ВЫШКА.DIGITAL INSIGHT