Приемная кампания 2021 года в режиме Smart

В Вышке запущена система Smart Reg, которая позволяет по-новому вести учёт и взаимодействовать с абитуриентами. Первыми, кто опробовал ее в действии, стали аспиранты 2021/22 учебного года

© iStock

О системе

Smart Reg – новая платформа, которая выполняет учётные функции и перенимает другие опции из учетно-аналитической системы управления учебным процессом (АСАВ), в том числе связанные с приёмной кампанией. Над разработкой Smart Reg работает Управление цифровизации образования Цифрового блока.

Основные отличия от предыдущей системы:

1. Учёт и планирование – это важная часть по сохранности данных, с которыми работают модераторы приёмной кампании, менеджеры, администрация. Smart Reg интегрируется со многими системами Вышки, что позволяет оперативно собирать, систематизировать и получать необходимую информацию.
2. Интерфейс пользователя – это личные кабинеты, рабочие места абитуриентов и их родителей. Особенность Smart Reg в том, что эта часть стала более современной, удобной и красивой.

Что важно знать о Smart Reg

«В системе содержится история о каждом человеке с момента первого взаимодействия с Вышкой, например, начиная с его участия ещё школьником в олимпиаде ВШЭ. И даже после окончания вуза, информация о выпускниках также «накапливается». Тем самым, Smart Reg – система, позволяющая собирать, хранить и систематизировать всю информацию об учебном процессе университета, которая фиксируется по разным уровням образования», – говорит начальник Управление цифровизации образования НИУ ВШЭ Александр Зимовец.

К слову, применение этой системы намного шире, чем организация приёмной кампании, поэтому первыми её версиями некоторые подразделения пользуются уже с середины прошлого года. Особенный интерес она представляет для подразделений, занимающихся составлением учебных планов. Именно они начали работать с самыми первыми версиями Smart Reg с мая-июня 2020 года. В частности, учебные планы для бакалавриата 1 курса составлены уже в новой системе.

Почему решили перейти на новую систему?

Приёмная кампания в Вышке была автоматизирована и до Smart Reg. Долгое время для этого использовался АСАВ. До какого-то периода старая система ещё дорабатывалась. Но сегодня эта платформа уже устарела, поэтому к её функционалу было много замечаний. Это послужило толчком к принятию кардинального решения: вместо того, чтобы дорабатывать старую систему, которую требовалось перестроить с нуля из-за технических ограничений, разработать другую на новом технологическом стеке и перейти на неё, чтобы обеспечить высокую скорость работы и порядок данных.

Если смотреть глубже, то причина ухода от АСАВ в том, что он создавался в авральном режиме, многое к нему приделывалось на ходу, но основные ошибки не исправлялись. Smart Reg в этом смысле создан с учётом предыдущего опыта – проведена детальная аналитика старой системы и исправлены все ошибки.

Основные минусы АСАВ

- Для пользователей - это неудобство работы в личных кабинетах, т.к. они созданы пять лет назад, нет их адаптивной мобильной верстки, а также слабая интеграция с другими системами Вышки.

- Для разработчиков – это низкая скорость доработки: требовалось много времени, чтобы внести даже простые изменения в систему.

«К личным кабинетам у пользователей всегда были нарекания, что «не нравится» и «неудобно». Это вполне логично, потому что они как были сделаны пять лет назад, так и не менялись с тех пор кардинально. А за это время технологии шагнули далеко вперед. И, чтобы быть в тренде, нужно ежегодно что-то дополнять. Просто, потому что решения, которые были внедрены давно, уже не отвечают запросам пользователей. Тем более, если говорить про приёмную кампанию, то основной поток поступающих – бакалавры, а значит, вчерашние школьники, которые привыкли работать с современными устройствами. Поэтому интерфейсы, разработанные несколько лет назад, вызывают у них отторжение», – отмечает Александр Зимовец.

Преимущества Smart Reg

Его основное достоинство – единый технический стек на базе 1С, т.к. в Вышке на этой платформе работает документооборот, приёмная кампания, учёт, договоры и кадровая система. Благодаря этому достигается унификация некоторых административных процессов, в то время как раньше всё было «раскидано» по разным системам, работающих на разных технологиях и из-за этого подключали подрядчиков, что было долго и неудобно.

Smart Reg будет взаимодействовать со следующими сервисами Вышки: СЭД; Smart Point (единый личный кабинет), которые бесшовно работают друг с другом; MDM (Master Data Management) – система управления мастер данными – система, которая «дружит» все остальные системы; Smart LMS.

Для кого?

Прежде всего, Smart Reg станет необходимым инструментом в период приёмной кампании для следующих групп:

- аспирантов, абитуриентов и их родителей;

- модераторов приёмной кампании – это операторы, которые сидят за компьютерами и работают с абитуриентами, обеспечивая набор учащихся;

- менеджеров вуза из различных сфер – руководители по приёму, проректоры, руководители факультетов на которые принимаются студенты или, если это аспирантура, руководители аспирантуры.

Как была устроена приёмная кампания раньше и что изменится в 2021?

До 2020 года, до пандемии COVID-19, часть приемной кампании, связанная с подачей заявлений и вступительными испытаниями, проходила дистанционно, а другая очно, где люди всё делали вручную: приносили оригиналы документов, писали заявления, заключали в бумажном виде договоры и т.д.

В прошлом году, в коронавирусное время, сотрудники Цифрового блока доработали АСАВ и смежные системы, но т.к. нельзя было реализовать какие-то вещи на старом стеке, то организованный вариант безбумажного документооборота был не идеален, хотя и позволил для более 1000 человек за всю приёмную кампанию пройти все этапы поступления и заключить договоры, не появляясь в Вышке. Таким образом, всё было сделано в электронном виде, в том числе договоры на обучение, подписанные электронной подписью.

Также из-за того, что АСАВ было сложно доработать, в приёмной кампании было задействовано около четырех систем, где каждый кусочек процесса по набору абитуриентов был реализован в своей системе. Это было неудобно, но помогло прожить приём с учётом изоляции. Поэтому в Smart Reg максимально реализуется электронный трек, который будет удобен для пользователей, им не нужно будет «скакать» между системами, а также процесс с точки зрения ведения абитуриентов станет более прозрачным, включая работу с тем же договором.

На данный момент согласован переход от старой системы на новую и составлен график перехода. Согласно нему первым подразделением, которое апробирует Smart Reg в приёмной кампании – это блок по работе с аспирантами. Они начали набор на этой платформе с 1 декабря 2020 года. В начале марта откроют приём иностранных абитуриентов, сейчас система активно тестируется в этом направлении. А уже в июне система будет готова для набора бакалавров и магистров.

Параллельно с организацией приёмной кампании Цифровой блок развивает в Smart Reg направление по учёту учебного процесса аспирантов, их личные кабинеты и все учётные функции. Сейчас всё это прорабатывается Цифровым блоком и будет запущено в ближайшие дни.

«Каких-то критичных изменений не ожидается, так как регламент по набору остался прежним, но изменилась система. Тем самым, как и в прошлом году часть процессов будет дистанционно, а часть очно. Однако ежегодно Цифровой блок увеличивает количество процессов, которые автоматизирует во время приёмной кампании», – добавляет Александр Зимовец.

Планы по развитию

1. Интерактивные отчёты. Имея структурированные данные в Smart Reg, можно в разном виде формировать отчёты в самой системе, включая диаграммы, графики, таблицы и т.д. Другими словами, будет возможно быстро собрать всю статистику по учащимся и выгрузить ее с разными визуалами, т.е. всё адаптировано под любые задачи пользователей.

2. Интеграция с СЭД. Это позволит осуществлять полное онлайн-взаимодействие с абитуриентами, в том числе, будет удобно заключать договоры в электронном виде.

3. Интеграция с порталом «Госуслуги». Появится возможность оформления документов при поступлении в вуз через Госуслуги.

4. Интеграция с колл-центром. Планируется дать возможность узнавать по номеру телефона, кто звонил в вуз во время приёмной кампании. По причине того, что в Smart Reg содержится информация об абитуриентах и учащихся, у менеджеров будут вcе необходимые сведения о позвонившем человеке, включая его взаимодействия с университетом в прошлом.

 

БОЛЬШЕ О НОВЫХ РЕЛИЗАХ ЦИФРОВОГО БЛОКА – В ТЕЛЕГРАМ-КАНАЛЕ  ВЫШКА.DIGITAL INSIGHT