«Полноценные участники команды, которые сделали EdCrunch в этом году»
Декабрь для Цифровых ассистентов Вышки стал дебютом в проведении внешних онлайн-мероприятий. За последний месяц уходящего года совместно с организаторами они провели две конференции в дистанционном режиме на платформе Zoom. И если первый ивент стал для студентов волонтерской деятельностью в рамках помощи благотворительному фонду, то второй – полноценной работой Цифровыми ассистентами по проведению масштабного мероприятия за пределами университета.
EdCrunch – международная конференция в сфере образования, которая собирает на своей площадке экспертов образовательного, научного и бизнес-сообществ
Цифровые ассистенты: онлайн-тренд 2020
Индустрию ивентов последствия пандемии затронули одну из первых, в 2020 году мероприятия стремительно мигрировали в онлайн. По словам Альфии Хилинской, медиа-продюсера EdCrunch 2020, заменить живое общение сложно, но любая новая ситуация — шанс сделать что-то незаурядное, а реалии современного мира наряду с ограничениями открывают перед организаторами конференций горизонт возможностей: «Онлайн-конференции — это даже интересно. В случае EdCrunch 2020 мероприятие стало динамичным и захватывающим сочетанием очного и онлайн-участия спикеров из разных стран с красочными выступлениями артистов на сцене ЦМТ в Москве. Такой формат проведения у нас состоялся впервые за 7 лет. Несмотря на возросшую сложность планирования и подготовки конференции, всё удалось сделать интересно, живо и полезно как для аудитории, так и для самих спикеров».
На протяжении трех дней проведения конференции, за контролем расположения спикеров «в кадре» Zoom следили Цифровые ассистенты Вышки. Они же вели с ними коммуникацию, давали рекомендации по наилучшему положению в кадре, расположению света и коррекции фона, консультировали по возможностям использования платформы, следили за работой камеры и микрофонов во время выступления, оперативно сообщали организаторам мероприятия о возникновении любых внештатных ситуациях в процессе.
EdCrunch 2020
Студенты Вышки не первый раз помогают организаторам в проведении EdCrunch, но впервые – в роли цифровых ассистентов. По мнению Альфии, в этом году помимо базовых качеств – эрудиции, дисциплинированности, коммуникабельности и свободного владения иностранным языком – от студентов ожидали наличия высокого уровня цифровой грамотности. Опыт проведения онлайн-мероприятий и уже имеющиеся навыки работы с платформой Zoom значительно сократили время, отведенное на брифинг студентов.
Альфия Хилинская
медиа-продюсер EdCrunch 2020
«Студентов Вышки, которые участвовали в проведении EdCrunch 2020, мы не считаем волонтерами в привычном понимании этого слова и даже не называем их помощниками организаторов. Ребята стали полноценными участниками команды, которая сделала EdCrunch в 2020 году. Мы благодарны НИУ ВШЭ за возможность работать с такими студентами».
«Цифровые ассистенты» – безусловно полезный проект в новом онлайн-мире, при этом, как для организаторов, так и для самих студентов, считает Альфия: «Это крайне важно, чтобы еще в процессе учебы в вузе студенты получали не только теоретические, но и практические знания, которые востребованы и в конкретный момент, и в перспективе. На мой взгляд, это даёт им необходимую уверенность в собственных силах и возможность проявить себя в глазах потенциальных работодателей».
Олеся Клычихина
начальник Отдела цифрового стратегического развития и партнерства Дирекции по обеспечению цифровой трансформации
«Участие со стороны бэк-офиса в одном из самых значимых международных мероприятий в сфере образования – это новые возможности, которые дают не только огромный опыт нашим цифровым ассистентам, но и ощущение причастности к большому комьюнити профессионалов, понимание колоссального объема труда, который необходим для организации такого масштабного ивента, понимание значимости отрасли образования в современном мире».
Глазами Цифровых ассистентов
Почему ты согласился/согласилась принять участие EdCrunch 2020, чем заинтересовало направление?
Аделя: Мне всегда было любопытно узнать, как устроены настолько масштабные проекты изнутри, и я не могла упустить шанс попробовать свои силы «за кулисами».
Владислав: В целом проведение онлайн-конференций – интересная вещь, потому что никогда не знаешь, какие ситуации могут случиться. А ответ в таких ситуациях приходится искать быстро, выходит и стрессово и круто одновременно. Чувство удовлетворения от решения форс-мажорных ситуаций, которые на любом мероприятии время от времени возникают, конечно, трудно передать. Еще приятно осознавать, что проведенный без помех эфир является и твоей заслугой тоже.
Тигран: А разве от такого предложения отказываются? Я считаю, что это уникальная возможность пообщаться «вживую» с интересными людьми, тем более из сферы образования.
Расскажи про то, как проходил брифинг, как вы готовились к мероприятию?
Аделя: За день до проведения мероприятия мы все встретились. Поначалу я не совсем понимала, зачем нужна была эта встреча, ведь все рабочие вопросы были оговорены «миллион раз». Лишь потом пришло осознание того, что знакомство с продюсерами и общение с коллегами «до», позволило нам настроиться на работу в команде и помогло дальнейшему решению совместных задач. Вся коммуникация проходила в общих чатах мессенджеров. Отвечали оперативно и все всегда были на связи, чтобы в любой момент оказать поддержку друг другу. Благодаря продюсерам и кураторам, удалось сохранить спокойствие.
Владислав: Помню, как задержалась наша встреча, когда мы пришли знакомиться с продюсерами и инженерами, потому что кому-то поставили срочное совещание. С одной стороны, было жаль, что так вышло, а с другой – пришло четкое понимание того, что я участвую в подготовке крупного ивента, где люди действительно делают что-то масштабное и при этом работают 24/7.
Тигран: Если суммировать, то брифинг проходил в два этапа: сначала в Zoom, где нам дали самую первую вводную, а через пару дней нас еще раз собрали вместе, но уже очно. Мы познакомились друг с другом вживую, это еще больше сплотило нас, как команду, что тоже сыграло немаловажную роль.
Какие у тебя были задачи во время конференции? Что давалось сложно, а что легко?
Аделя: По сравнению со всем объемом проделанной для подготовки проекта работы, наша роль в нем может показаться незначительной, но это только на первый взгляд. На цифровых ассистентов возлагалась большая ответственность, так как именно мы отвечали за то, как спикер будет выглядеть во время трансляции. Мы помогали выбрать правильный фон и расположение в кадре, проверяли исправность техники. В целом, мы должны были сделать все, чтобы ничто не могло отвлечь спикера от выступления, а зрители остались довольны картинкой. Все собеседники были приветливыми и отзывчивыми, что значительно упростило нашу работу.
Владислав: Цифровые ассистенты проверяли готовность спикера за 40 минут до выхода в эфир. Нужно было убедиться, что работает камера, звук, функция перевода и пр. После этого мы «передавали» спикеров инженерам, однако этим наши задачи не ограничивались. К примеру, один раз, иностранный спикер вовремя не вышел на связь и нужно было «искать» его (звонить ассистентам и ему самому). Сложно было первые полтора часа, потому что с непривычки возникали вопросы, когда какую ссылку открывать и что делать потом. После этого проблем уже не возникало.
Тигран: Самой главной нашей задачей было подготовить спикера к выходу в эфир: встретить его в Zoom, при необходимости проконсультировать по возможностям использования платформы, ну и пожелать удачи, конечно! А потом быть всегда начеку и быстро включаться в решение новых задач.
Какие навыки, приобретенные во время участия в проекте «Цифровые ассистенты», пригодились тебе во время работы на конференции?
Аделя: Навыки работы с Zoom стали большим плюсом, а также умение работать в команде. В то время, как один цифровой ассистент был на связи со спикером, другой отвечал за техническую сторону вопроса. В результате, коммуникативные навыки вкупе с техническими знаниями работы с платформой, помогли нам стать идеальной взаимодополняющей командой и справиться со всеми поставленными задачами.
Владислав: За время работы цифровым ассистентом я стал уверенным пользователем платформы Zoom, поэтому на конференции не испытывал стресса и волнения, что что-то может пойти не так.
Тигран: Думаю, что прежде всего, это понимание того, что и как нужно делать во время проведения онлайн-мероприятия, т.к. у меня уже был опыт работы на подобных ивентах в НИУ ВШЭ. Так же очень помогло наше углубленное изучение самой платформы.
Пригодится ли опыт, полученный на EdCrunch в будущем?
Аделя: Однозначно – да. В процессе работы возникали различные ситуации, решать которые необходимо было с холодной головой. Подобный опыт помогает стать собранным и сохранять самообладание в любых обстоятельствах. Также на конференции активно использовался принцип грамотного делегирования полномочий, который, на мой взгляд, является важным фактором для достижения успеха в любом проекте.
Ощутив на себе, что значит быть звеном в работе крупного механизма, я начала иначе воспринимать свой труд и его значимость
Владислав: Многие решения, примененные на EdCrunch 2020, можно использовать в работе на онлайн-конференциях Вышки. Кроме того, на обучении нам дали занятную инструкцию о том, как спикер должен располагаться в кадре, чтобы достичь красивой картинки. Это может пригодиться по меньшей мере для онлайн-семинаров.
Тигран: Такой опыт никто не посчитает бесполезным. Я правда благодарен Вышке и моим кураторам из Цифрового блока за такую возможность и отдельное спасибо продюсерам конференции, которые всегда были рядом все эти 3 дня!
Как ты оцениваешь в целом работу цифровым ассистентом на внешних конференциях? Хотелось бы дальше развиваться в этом направлении?
Аделя: На самом деле, я честно благодарна Вышке за свое участие в EdCrunch 2020. Определенно, я бы хотела и дальше работать в таких проектах. Очень люблю фразеологизм «людей посмотреть и себя показать». Считаю, он хорошо описывает очевидные бонусы от работы, в том числе за пределами университета.
Владислав: Направление очень интересное. Сейчас много конференций перенесли в онлайн, и это открывает возможности для нас как цифровых ассистентов. В процессе работы общаешься с большим количеством людей, среди моих коллег, например, были программист, лингвист и дизайнер. Нетворкинг – штука хорошая.
Тигран: Новые люди – это всегда новые возможности. Мне очень понравился этот проект, обязательно соглашусь еще раз принять участие.
Ты уже давно являешься участником проекта «Цифровые ассистенты». Расскажи про инсайты студентам. Что дает участие?
Аделя: Проект стал для меня своеобразной семьей. Создаваемая нашими кураторами атмосфера очень дружная и способствует тому, чтобы наши обязанности были не в тягость, а работа не мешала учебному процессу и доставляла удовольствие. Помимо этого, в связи с распространением дистанционных тенденций, для цифровых ассистентов открывается много возможностей. Примером может послужить, тот же самый EdCrunch 2020. Поэтому, присоединиться к нашей команде было бы тем решением, о котором точно не пришлось бы жалеть.
Владистав: Соглашусь, что проект в первую очередь дает возможности. Приведу конкретный пример. На том же EdCrunch 2020 я разговаривал со спикерами, которые безумно любят свое дело и замотивировали меня работать дальше.
Всех этих событий со мной бы не произошло, не работай я цифровым ассистентом Вышки. То, что я стал участником проекта – одно из самых правильных решений в моей университетской жизни
Тигран: Во-первых, это крутая возможность прокачать скилы командной работы и приобрести цифровые навыки. Во-вторых, это отличная возможность карьерного старта, при чем не покидая стен родного университета. Ну и в конце то концов то, чувство, когда ты смог помочь человеку и не важно была ли это Горячая линия Вышки или онлайн-конференция – просто неописуемо!
Аделя Гилфанова, студентка 3-курса образовательной программы «Международные отношения»
Владислав Коваленко студент 3-го курса образовательной программы «Международные отношения»
Тигран Махмудов, студент 3-го курса образовательной программы «Инфокоммуникационные технологии и системы связи»
Отдел цифрового стратегического развития и партнерства: Руководитель проекта
Все новости автора
Клычихина Олеся Васильевна
Отдел цифрового стратегического развития и партнерства: Начальник отдела