«Это колоссальный опыт работы в режиме многозадачности»
Архипелаг 2121, Бизнес-инкубатор НИУ ВШЭ и Цифровые ассистенты
Архипелаг 2121 стал третьим онлайн-мероприятием в копилке Цифровых ассистентов, проведенным за пределами университета. В 2020 году участники проекта помогли обеспечить техническое сопровождение международной конференции в сфере образования EdCrunch и конференции «Волонтерство на карантине» благотворительного фонда «Старость в радость».
Архипелаг 2121 — проектно-образовательный интенсив для индивидуальных участников, стартапов, регионов и вузов, которые развивают проекты в сфере новых технологий.
В рамках интенсива студенты работали с командой Бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ, которая отвечала за организацию акселератора. Для троих Цифровых ассистентов нового набора Архипелаг 2121 стал первым опытом работы на онлайн-мероприятии. По словам Маргариты Поповой, студентки 3-го курса образовательной программы «Государственное и муниципальное управление», необходимые навыки для решения поставленных задач ей удалось получить во время прохождения курса для обучения новых участников проекта: «Входное обучение заполнило пробелы в знаниях корпоративных сайтов и программ, особенно стал полезным раздел по изучению видеосервисов Webinar, MS Teams и Zoom. На своем опыте могу сказать, что курс помог подготовиться к проведению ивентов в дистанционном режиме и способствовал адаптации к работе в цифровой среде в целом».
Архипелаг 2121
В обязанности Цифровых ассистентов входила как организация технической поддержки сессий в дистанционном режиме — обеспечение работы Zoom-конференций, ответы на вопросы участников, контроль за работой камер и микрофонов спикеров, так и помощь организаторам по окончанию ивента — составление протоколов встреч, подготовка образовательных материалов, выгрузка видеозаписей на платформу «Университета 2035», редактирование аудиодорожек.
«Обеспечение проведения большого количества онлайн-мероприятий в короткие сроки – непростая задача, которая требует наличия в команде квалифицированных технических специалистов, – говорит Нина Феодосиади, директор Бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ. – Привлечение Цифровых ассистентов стало идеальным решением. Студенты хорошо знают специфику работы цифровых видеосервисов, а знания и навыки, полученные в проекте, позволяют им оперативно справляться с любыми задачами».
«Цифровые ассистенты» – полезный для университета проект, который дает возможность организаторам мероприятий мобильно и оперативно подключать студентов к проведению онлайн-ивентов любого масштаба
Колесников Сергей Викторович
Руководитель проекта Отдела цифрового стратегического развития и партнерства Дирекции по обеспечению цифровой трансформации
Для ребят, участвующих в поддержке проведения мероприятия, это была возможность посмотреть на практике, как проходит работа в рамках акселераторов. Например, на менторских и экспертных сессиях со стартап-командами можно было услышать, что важно в развитии своих проектов и какие вопросы актуальны для предпринимателей. Это хорошее дополнение к опыту, который студенты получают в рамках работы Цифровыми ассистентами. Нам будет приятно, если это поможет им в будущем развивать свои проекты.
По мнению Олеси Клычихиной, начальника Отдела цифрового стратегического развития и партнерства, проект «Цифровые ассистенты» вышел на новый уровень и достиг той степени зрелости, когда студенты востребованы за пределами университета, во внешней среде. В проекте реализован полный цикл, который проходят все ребята – начиная с обучения, тестирования, получения допуска к работе, заканчивая практическим применением полученных знаний и навыков, развитием и совершенствованием soft и hard skills и постоянной корректировкой по результатам полученной обратной связи.
Клычихина Олеся Васильевна
начальник Отдела цифрового стратегического развития и партнерства Дирекции по обеспечению цифровой трансформации
Участие в проведении мероприятий такого масштаба, как Архипелаг 2121 и EdCrunch, дает студентам опыт работы в командах профессионалов мирового уровня, позволяет не только увидеть, но и почувствовать высочайший темп и ритм «живой» работы в эфире, ощутить важность и значимость качественной технической поддержки. И в целом – открывает им новые горизонты, знакомит с новыми предметными областями профессиональной деятельности, и название мероприятия образно само говорит за себя – открытие для каждого участника новых архипелагов и островов в океане возможностей.
Глазами Цифровых ассистентов
– Это твой первый опыт работы Цифровым ассистентом на внешнем онлайн-мероприятии. Расскажи о своих впечатлениях.
Маргарита Попова
Мероприятие действительно было масштабным. Лекции и дискуссии проходили ежедневно, а в период защиты проектов Цифровые ассистенты работали по 10 часов в день! Нагрузка была высокой, но параллельно мы могли слушать выступления спикеров из разных корпораций. Было очень интересно.
Гюзель Орлова
Для меня Архипелаг 2121 – совершенно новый опыт. Я уже принимала участие в организации очных мероприятий, но с организацией ивента я в дистанционном режиме мне сталкиваться не приходилось, тем более за пределами университета. Это тот опыт работы, которым действительно можно гордиться. Я обязательно впишу этот кейс в свое резюме.
Проведение внешнего мероприятия — это сложно, но и интересно! Через несколько дней я привыкла к задачам и ритму работы, «втянулась» и в какой-то момент даже почувствовала себя сверхчеловеком.
Анна Шагаева
Я давно в проекте и уже работала Цифровым ассистентом на мероприятиях Вышки, но в поддержке крупной внешней онлайн-конференции участвую впервые. Осталось масса впечатлений, особенно от команды экспертов и мастер-классов.
– Почему ты решил(а) присоединиться к команде Архипелага 2121?
Маргарита Попова
Мне хотелось получить опыт работы в большой команде и увидеть внутреннюю кухню организации онлайн-ивентов. Было интересно узнать, как проходит коммуникация на разных уровнях и решение экстренных ситуаций в дистанционном режиме.
Родион Федотов
К команде Цифровых ассистентов я присоединился относительно недавно и сейчас работаю на Горячей линии Вышки. Мне хотелось попробовать «всего и по максимуму», из того, что может предложить проект. Я посмотрел программу мероприятия, понял насколько интенсив известен в кругах стартаперов и уже не мог упустить шанс стать частью команды организаторов.
Гюзель Орлова: Я хотела получить новый опыт. Несмотря на то, что иногда устаешь во время работы, после успешного проведения мероприятия чувствуешь, что сделал что-то очень полезное.
Дистанционный формат проведения мероприятий сегодня становится всё более привычным, поэтому опыт их проведения обязательно пригодится в будущем.
– Какой у тебя был функционал? Что давалось сложно, а что легко?
Маргарита Попова
Подготовка к каждому дню велась заранее. Мы настраивали платформу, проверяли списки участников, напоминали выступающим об их временных слотах, вели отчетность и не только. Во время самого мероприятия я консультировала участников по вопросу использования платформы Zoom, оповещала о приближении выступления спикеров и анализировала обратную связь. Непросто следить за всем сразу. Порой приходилось разговаривать со спикером по телефону во время защиты презентации и в ту же минуту отвечать на сообщения другим выступающим в мессенджерах, зато это колоссальный опыт работы в режиме многозадачности.
Родион Федотов
Я занимался модерированием конференций Zoom – запускал людей согласно списку участников, следил за работой камер и микрофонов. Также у меня было около пяти питч-сессий по 5 часов работы по записи перспектив проекта, вопросов экспертов и их рекомендации. Завершающим этапом для меня была загрузка всех учебных видеоматериалов на платформу.
Гюзель Орлова
Мероприятие начиналось в 10 часов утра. За полчаса до начала я связывалась в общей сложности с двадцатью спикерами, чтобы убедиться, что все готовы подключиться к Zoom в назначенное им время. Во время конференции я оставалась на связи с каждым участником питч-сессии.
Анна Шагаева
На некоторых сессиях я контролировала процесс «от и до», а несколько последних сессий помогала с обзвоном участников и подготовкой к выступлению спикеров.
– Какие навыки, приобретенные в проекте, пригодились тебе во время проведения мероприятия?
Маргарита Попова
Во время участия в Архипелаге мне пригодились навыки, полученные на Горячей линии Вышки. Это и умение оперативно искать нужную информацию, и опыт общения с пользователями "в прямом эфире", и навык работы с цифровыми платформами.
Родион Федотов
В первую очередь работа на телефонии, ну и, конечно, опыт работы в большой команде.
Гюзель Орлова
В проекте «Цифровые ассистенты» я совсем недавно, но уже поняла, что не стоит стесняться обращаться к коллеге по рабочему вопросу. У нас в проекте принято помогать друг другу и это здорово. Опыт работы в команде пригодился мне и на Архипелаге.
Анна Шагаева
Для меня это в первую очередь цифровые навыки работы с видеосервисом Zoom и в целом работа на Горячей линии Вышки. В проекте ты постоянно взаимодействуешь с большим количеством людей и приобретаешь коммуникативные навыки.
– Как опыт, полученный на Архипелаге, может пригодиться в будущем?
Маргарита Попова
Уверена, что полученный на Архипелаге опыт будет полезным в любой сфере. Умение слаженно работать в большом коллективе, быстро решать форс-мажорные ситуации и одновременно выполнять разные функции – это то, что пригодится везде.
Родион Федотов
Опыта я действительно получил много. Это и работа в команде, и составление протокола мероприятия, и постоянная коммуникация с людьми, и решение задач «здесь и сейчас». Ну и, конечно, было интересно послушать экспертные мнения и идеи для стартапов.
Гюзель Орлова
Организация ивентов – своеобразная проверка на прочность всех твоих скилов одновременно. Кроме того, теперь есть понимание специфики проведения мероприятий в дистанционном режиме. В офлайне, например, ты всегда можешь подбежать к кому-то и оперативно решить вопрос, а в онлайне время отнимают звонки, сообщения и само ожидание ответа. Такой опыт полезен для оттачивания навыков тайм-менеджмента.
Анна Шагаева
Я узнала много интересной информации от экспертов. Также я получила классный опыт работы с разными людьми во всевозможных ситуациях. В следующем году снова хочу принять участие. Цифровой ассистент – многофункциональный специалист, который должен развиваться в разных отраслях. Архипелаг 2121 стал для нас отличной возможностью попробовать себя в новой роли.
Чтобы получить помощь Цифрового ассистента по вопросам использования цифровых сервисов университета, достаточно подать заявку в личном кабинете сотрудника на «Горячей линии Вышки». Узнать больше о проекте, а также подать заявку на участие можно на сайте Цифрового блока.