Машиночитаемые доверенности в системе электронного документооборота Вышки

По заявке Дирекции по правовым вопросам Цифровой блок реализовал возможность выпуска машиночитаемых доверенностей, подписываемых электронной подписью, в системе электронного документооборота университета (СЭД).

© freepik

Почему это стало нужно?

В рамках реформы электронной подписи и вступления в силу соответствующих изменений законодательства с 1 сентября 2024 года прекратилась выдача сертификата электронной подписи работника организации, и для подписания документов организации необходимо применять собственный сертификат электронной подписи, выданный работнику организации как физическому лицу, вместе с выданной такому работнику организацией машиночитаемой доверенности (МЧД).

Что такое МЧД?

Машиночитаемая доверенность - это электронная доверенность на подписание электронных документов или совершение действий. Электронная доверенность формируется в виде структурированного XML-файла, который может быть прочитан программой и поэтому для создания МЧД используются специальные цифровые сервисы. Данные требования к формату МЧД установлены законодательством.

Ситуация до внедрения МЧД

В НИУ ВШЭ подготовку МЧД и организацию ее подписания с использованием сторонних специализированных сервисов осуществляет Дирекция по правовым вопросам (ДПВ). Этот процесс является достаточно ресурсозатратным, что ведет к увеличению сроков выпуска МЧД.

В период с 01.09.2023 по 01.09.2024 университет работал с электронными подписями и МЧД в условиях переходного периода. С 1 сентября 2024 года использование МЧД при подписании электронных документов стало обязательным и по этой причине количество выпускаемых МЧД в НИУ ВШЭ значительно выросло по сравнению с прошлым годом. Эти обстоятельства послужили стимулом для оптимизации процесса  выпуска МЧД ввиду увеличения временных затрат на их подготовку.

Что было сделано для оптимизации?

Цифровой блок совместно с ДПВ в рамках проектной деятельности разработал новый функционал в СЭД, включающий автоматизацию процесса создания МЧД формата 003 (единая форма доверенности), хранящихся в распределенном реестре ФНС России – Едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей, путем их автозаполнения и подписания непосредственно в данной системе.

Какие новые возможности появились?

После внедрения нового функционала подписывающее лицо может подписать МЧД в СЭД своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В рамках одного бизнес-процесса в СЭД подписанная УКЭП МЧД автоматически через реализованное интеграционное решение передается в распределенный реестр ФНС России – Единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей для регистрации и получения соответствующего статуса, а также подписанного структурированного XML-файла доверенности и файла электронной подписи.
С новым функционалом по МЧД в СЭД из карточки документа работник ДПВ может произвести отзыв выданной ранее МЧД с подтверждением (подписанием УКЭП) подписывающего лица из СЭД сразу в распределенном реестре ФНС России – Едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД).

Какова степень готовности изменений?

На сегодняшний день реализация автоматизированного функционала по выпуску МЧД формата 003 (единая форма доверенности) в полном объеме передана от Цифрового блока функциональному заказчику (ДПВ) и находится в рабочей базе СЭД.

Когда планируется переход?

Информация о переходе к использованию нового функционала, а также определение того, в какой степени нововведение коснётся инициаторов выпуска МЧД, будет направлена департаментом правого обеспечения.

ДПВ заранее проинформирует работников университета о переходе к использованию нового функционала СЭД по подготовке МЧД, будет доступна вся необходимая информация с инструкциями по новому функционалу.

Цифровой блок и ДПВ окажут необходимую помощь работникам НИУ ВШЭ для комфортного внедрения и использования нового функционала СЭД.

Поддержка пользователей

Чтобы получить помощь по вопросам использования цифровых сервисов университета, достаточно подать заявку на «Горячую линию НИУ ВШЭ»:

• Через Единый личный кабинет
• По электронной почте — пишите на адрес электронной почты digital@hse.ru
• По телефону — звоните +7 (495) 625-50-15 или многоканальному номеру +7 (495) 772-95-90 *55555.