КИС Закупки – новая система введена в эксплуатацию
Цифровым блоком совместно с Дирекцией по закупкам введена в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система управления закупочной деятельностью комплексной системы финансово-хозяйственной деятельности НИУ ВШЭ (КИС Закупки).
Новая информационная система предназначена для автоматизации и оптимизации процессов управления закупками университетского комплекса, повышения эффективности использования ресурсов университета, интеграции с внутренними финансовыми информационными системами НИУ ВШЭ, электронными площадками и единой информационной системой в сфере закупок (далее - ЕИС), а также для обеспечения прозрачности и контроля в сфере снабжения и закупочной деятельности университета.
В настоящее время работники Дирекции по закупкам обеспечивают планирование и проведение закупочных процедур для нужд университета на основании потребности подразделений НИУ ВШЭ в товарах, работах, услугах с использованием функционала КИС Закупки. При этом, отсутствует бумажный документопоток, отсутствует необходимость осуществлять двойной ввод данных в смежных системах НИУ ВШЭ и электронных площадках, а также осуществлять ввод данных в «ручном» режиме при планировании закупок в ЕИС.
Между новой информационной системой и внутренними корпоративными системами разработаны интеграционные механизмы. Взаимодействие между системами в части процессов согласования потребности подразделений в товарах, работах, услугах, планирования закупок, принятия обязательств и администрирования договоров, осуществляется в автоматическом режиме.
«Проектной команде КИС Закупки удалось решить большое количество сложных задач, связанных с интеграционным взаимодействием с корпоративными информационными системами электронного документооборота (СЭД), финансово-хозяйственной деятельности НИУ ВШЭ (ФАС; КИС БГУ). Выражаю огромную благодарность всем коллегам, задействованным в данном проекте,» - говорит Кушнаренко Денис Сергеевич, инженер Управления цифровизации регламентированного учета.
Благодаря созданию и вводу в промышленную эксплуатацию КИС Закупки повысилась прозрачность и контроль над закупочными операциями для соблюдения законодательных требований и минимизации рисков, сократились издержки на закупочные процессы при сохранении высокого качества товаров, работ, услуг для учебного процесса.
«Корпоративная информационная система управления закупками станет неотъемлемой частью цифровой трансформации университета, способствуя повышению эффективности бизнес-процессов и улучшению взаимодействия между различными подразделениями. Благодаря внедрению новых сервисных моделей, университет сможет более оперативно и целенаправленно удовлетворять потребности своих структурных подразделений в различных товарах, работах и услугах, обеспечивая оптимальное использование ресурсов и соблюдение прозрачности в процессе закупок. Основываясь на данных и аналитических инструментах новой информационной системы, университет получит возможность принимать обоснованные решения и реагировать оперативно на изменения рыночной ситуации. Все это сделает управление закупками университета более эффективным, прозрачным и адаптивным к требованиям современного образовательного пространства», - считает Авдеев Сергей Николаевич, заместитель директора Дирекции по закупкам.
Коростелёв Алексей Григорьевич
руководитель проекта Управления цифровизации регламентированного учета НИУ ВШЭ
В перспективе работы над модернизацией и автоматизацией бизнес-процессов закупочной деятельности будут продолжаться. В планах провести работы по настройке интеграционных обменов с внешней системой электронного документооборота, настроить и доработать бизнес-процессы конкурентных способов закупок через сервисы b2b, доработать формирование аналитической отчетности по проведению закупочной деятельности университета, автоматизировать процесс подписания закупочной документации электронно-цифровыми подписями должностных лиц университета.