Цифровая трансформация в действии – в Вышке планомерно переводят часть документооборота из бумаги в «цифру»
Система электронного документооборота на платформе «1С» (далее - СЭД) была введена в университете в 2021 году в рамках программы импортозамещения взамен реализованной ранее системы на базе Documentum. СЭД активно развивается, появляются новые функции, позволяющие уменьшить рутинные операции и оптимизировать деятельность сотрудников. Команда Управления делами и Цифрового блока НИУ ВШЭ рассказывает о нововведениях СЭД, которые доступны во всех кампусах университета. Первое из обновлений уже реализовано в системе к началу нового учебного года, а второе – планируется к введению в середине октября 2023 года.
С 19 сентября приказы по организации и проведению мероприятий в НИУ ВШЭ оформляются в СЭД исключительно в электронном виде с автоматическим формированием печатной формы по данным карточки документа и подписываются электронной подписью.
Ранее такие документы оформлялись на бумажном носителе, подписывались собственноручной подписью и передавались на регистрацию. При этом приказы добавлялись в СЭД с диска. Теперь приказы по организации и проведению мероприятий регистрируются в СЭД автоматически на момент подписания УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью). Нововведение позволит упростить работу инициаторов при оформлении документов и сократит сроки издания приказов.
Важно: для подготовки приказа требуется заполнить вкладку «Условия». Файлы приказов формируются непосредственно в СЭД на электронном бланке.
Приказы по организации и проведению мероприятий переведены в электронный вид в полном объёме, нововведение действует во всех кампусах университета.
Приказы по организации и проведению мероприятий в печатном виде не нужно дублировать в бумажном виде.
Как работать с приказом, если у документа есть приложения?
Приложения оформляются по шаблонам файлов, настроенным в СЭД. Это требуется для корректного отображения реквизитов приложений.
Если в тексте приказа используется формулировка «Утвердить приложение», то необходимо выбирать шаблон файла, содержащий в наименовании слово «утверждается». Также шаблоны подразделяются на альбомную и книжную ориентацию текста.
Для подписания приказов по организации и проведению мероприятий у подписывающего лица должна быть оформлена УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Для корректного формирования приказа на период отсутствия руководителя должно быть настроено делегирование в СЭД. С инструкцией по настройке делегирования можно ознакомиться здесь.
В карточке документа запрещено добавлять файлы с диска, а также редактировать сформированный «Основной файл». При необходимости внесения изменений в текст документа, требуется вносить их на вкладке «Условия» и перезаполнять файл данными карточки.
Подробнее о том, как оформить электронные приказы по мероприятиям можно узнать в Инструкции.
Второе нововведение планируется запустить с 17 октября 2023 года - работники НИУ ВШЭ смогут оформить исходящие письма исключительно в электронном виде на электронном бланке с автоматическим формированием печатной формы по данным карточки документа в СЭД.
Перевод исходящих писем в электронный вид проводится в рамках перехода университета на электронный документооборот. Новый функционал позволит упростить работу инициаторов при оформлении писем, сократит сроки подготовки и отправки документов.
До настоящего времени исходящие письма оформляются в электронном виде только в случае направления по МЭДО (система межведомственного электронного документооборота), остальные исходящие письма (а это большая часть) оформляются на бумажном носителе, подписываются собственноручной подписью и регистрируются регистраторами.
Исходящие письма в электронном виде будут подписываться электронной подписью. Механизм подписания УКЭП будет тиражирован на все виды писем. УКЭП оформляется работнику в соответствии с полномочиями по заявке в ЕЛК по ссылке «Горячая линия Вышки/Информационная безопасность/Получение КЭП».
Дополнительно будет реализована возможность автоматической отправки электронного письма получателю по электронной почте непосредственно из СЭД с официального адреса соответствующего кампуса НИУ ВШЭ. Ранее письмо направлялось вручную либо самостоятельно инициатором, либо работником Управления делами/ответственным работником факультета с почтового ящика. Письмо поступит на электронную почту получателя, а также в копии инициатору документа, который всегда сможет найти письмо, отправленное из СЭД, в корпоративной электронной почте.
Исходящие письма нужно будет дублировать на бумажном носителе только в том случае, если во входящем письме указано требование к оформлению документа на бумажном носителе, или оформление письма на бумажном носителе предусмотрено требованиями законодательства.
В случае появления технических проблем, вы можете обратиться в техническую поддержку СЭД по ссылке DM_Support@hse.ru.
Если у вас появились вопросы по оформлению документов, вы можете найти всю необходимую информацию на странице Управления делами .