Управлять размещением студентов стало проще
Новая система была разработана Цифровым блоком совместно с Дирекцией по управлению общежитиями, гостиницами, учебно-оздоровительными комплексами и Управлением размещением студентов НИУ ВШЭ. Она предназначена для автоматизации процессов размещения студентов, учета их перемещения, ведения статистической информации о проживающих в общежитиях университета и на объектах альтернативного размещения, а также автоматизации процессов, связанных с заселением.
Летом СУР внедрили в кампусах Высшей школы экономики Москвы, Санкт-Петербурга и Перми, а до конца текущего года планируется переход на работу в системе НИУ ВШЭ-Нижний Новгород.
Что изменилось?
Ранее для ведения учета проживающих в общежитиях университета, контроля начислений и оплат Вышка использовала различные корпоративные системы, например, Учетно-аналитическую систему управления учебным процессом (АСАВ) и Систему бухгалтерско-кадрового учета (ИС-ПРО). Для размещения студентов в объектах, специально арендованных НИУ ВШЭ для учащихся Московского кампуса, которым не полагается общежитие, сотрудники Управления размещения студентов также использовали систему бронирования ИС АРС. Однако, со временем стало ясно, что функциональные возможности данных систем не позволяли оперативно внедрять новые идеи и сервисы, а также полностью автоматизировать внутренние процессы.
Перед университетом встала задача по разработке новой единой системы, которая будет отвечать потребностям современного цифрового университета и облегчит работу тем, кто занимается размещением студентов. Весной 2022 года Цифровой блок запустил проект по ее разработке, а уже в августе система была реализована на базе конфигурации «БИТ. Общежитие 2.0» и введена в опытно-промышленную эксплуатацию: первое массовое заселение студентов – более 3000 человек произошло в Московском кампусе Вышки. «Мы принимали активное участие при вводе системы в тестовую эксплуатацию, чтобы полученную обратную связь Цифровой блок мог использовать для дальнейшего улучшения ее работы, – рассказывает Екатерина Ломовицкая, менеджер Управления размещения студентов. — Благодаря внедрению Личного кабинета проживающего (ЛКП) и при взаимодействии с СУР, у ребят появилось больше возможностей при поиске и бронировании жилья, сейчас мы можем «по щелчку» добавлять в систему новые объекты, предлагать удобные сервисы, временные слоты, юридическую поддержку по проверке документов, организовывать выезд специалистов на просмотр квартиры и многое другое. Для нас, сотрудников, система дает новые возможности в части систематизации информации, простоты в создании документов для студентов, простоты в формирования статистических данных и учета контингента проживающих студентов».
Емельянов Виктор Сергеевич
Директор по управлению общежитиями, гостиницами, учебно-оздоровительными комплексами
Система размещения студентов в общежитиях явилась развитием существующей системы АСАВ, которая использовалась Дирекцией на протяжении последних шести лет. Она обладает более широкими возможностями и информативностью предоставления необходимых данных для оперативной работы, связанной с размещением студентов, позволяет с более высоким качеством осуществлять прогноз необходимости количества мест в общежитиях для заселения нового набора студентов, контроля оплаты за проживание в общежитии, осуществлять взаимосвязь с структурными подразделениями университета.
По мнению Анны Мелиховой, главного эксперта Отдела цифровых проектных решений, команде удалось в кратчайшие сроки свести функциональность различных систем в единую систему, которая решает разнообразные задачи заказчика, а главное удовлетворяет его основные требования и запросы: «Безусловное преимущество такого решения — возможность управлять комплексом мероприятий по размещению студентов «в одном месте», на одной цифровой платформе». Несмотря на то, что главная цель разработки СУР заключалась в том, чтобы облегчить работу сотрудникам Вышки, ее наличие в университете помогает и самим студентам. Оптимизация работы сотрудников влияет на комфорт всех задействованных в процессе размещения в общежитиях сторон, а значит и на качество предоставляемых университетом услуг».
Мастерских Максим Николаевич
Отдел цифровых проектных решений: Начальник отдела
Нашей командой была проделана большая работа по доработке и внедрению системы в опытно-промышленную эксплуатацию. Одним из серьезных вызовов для команды Отдела цифровых проектных решений стали сжатые сроки, в которые нам удалось выполнить доработки, адаптировать функционал к процессам университета, выполнить интеграции с существующими системами и запустить использование. Мы будем продолжать вести работы по улучшению системы и внедрять новый функционал по мере необходимости и на основе обратной связи пользователей.