В HSE App X добавлен сервис миграционного учета для иностранных студентов
О сервисе
С сентября 2022 года иностранные студенты Вышки могут предоставить университету информацию о прибытии в Россию и убытии из нее прямо в мобильном приложении HSE App X. Это стало возможным благодаря доработке сервиса «Миграционный учет».
Как пришла идея создания?
Идея создания приложения для визово-миграционного сопровождения иностранных граждан была предложена группой административного кадрового резерва набора 2019 года. Участники проекта «Приложение для визово-миграционного сопровождения иностранных студентов» подготовили техническое задание, которое легло в основу доработки приложения HSE App X. На сегодняшний день расширение возможностей системы миграционного учета путём использования мобильного приложения – совместный проект Цифрового блока и Дирекции по интернационализации НИУ ВШЭ (Центр визово-миграционного сопровождения иностранных граждан).
Весной 2022 года была введена в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система «Миграционный центр», реализованная на платформе «1С:Предприятие» с целью автоматизации процессов оформления иностранных студентов Вышки для обучения и пребывания на территории России. Это помогло облегчить работу тем работникам университета, которые занимаются оформлением документов иностранных студентов в соответствующих государственных органах. Все необходимые отчёты оперативно формируются в системе, а в едином личном кабинете работника (Smart Point) есть отдельный сервис для оформления визового приглашения. Ранее данный процесс осуществлялся вручную.
Следующим этапом работы стало упрощение процесса предоставления документов для самих иностранных студентов: «Для оперативного и удобного взаимодействия с иностранными студентами мы совместно с коллегами из Цифрового блока усиленно работаем над развитием сервисов визово-миграционного сопровождения», — говорит Юлия Гринкевич, директор по интернационализации НИУ ВШЭ.
Что было сделано?
По словам Алексея Коростелёва, руководителя проекта Управления цифровизации регламентированного учета, с января текущего года у иностранных студентов уже была возможность передавать визово-миграционные документы в Центр визово-миграционного сопровождения иностранных граждан через приложение, затем был проведен ряд работ по расширению функциональных возможностей сервиса. Это связано с тем, что обучающиеся активно пользуются мобильным приложением HSE App X: «В рамках текущей работы над проектом была реализована функциональность с целью передачи информации о месте нахождения иностранного гражданина, документов о прохождении дактилоскопии и медосмотров, также настроено интеграционное взаимодействие между мобильным приложением и корпоративной информационной системой «Миграционный центр», – объясняет Алексей.
После передачи документов через мобильное приложение, иностранный студент уведомляется о приёме или об отклонении приёма документов. Кроме того, реализована функциональность оповещения иностранца об истечении сроков действия визово-миграционных документов.
Кому нужен сервис?
- Иностранным студентам НИУ ВШЭ
Теперь для того, чтобы оперативно предоставить необходимые документы университету, иностранцам не нужно лично идти в Центр визово-миграционного сопровождения иностранных граждан Дирекции по интернационализации или вести коммуникацию с сотрудниками Вышки через электронную почту. Достаточно просто воспользоваться приложением HSE App X.
- Дирекции по интернационализации НИУ ВШЭ (Центр визово-миграционного сопровождения иностранных граждан), администрации общежитий Вышки и всем сотрудникам университета, которые вовлечены в поддержку иностранных студентов
Благодаря использованию сервиса «Миграционный учет» иностранными студентами, сотрудники Вышки, занимающиеся оформлением документов на их пребывание в России, смогут в автоматическом режиме и более оперативно получать необходимую информацию. Так, при возникновении вопросов о списке документов и способах их предоставления университету со стороны иностранных студентов НИУ ВШЭ, сотрудники Учебных офисов могут направить их в мобильное приложение HSE App X.
Как это работает?
Сервис «Миграционный учет» расположен в личном профиле каждого иностранного студента Высшей школы экономики в мобильном приложении HSE App X. Он доступен для использования как на русском, так и на английском языках.
Иностранец может выбрать статус своего пребывания в стране: «Нахожусь в городе пребывания», «Путешествую по России» или «Выехал из России» и в соответствии с ним ознакомиться с рекомендациями по дальнейшим действиям согласно действующему законодательству.
В приложении отображен список документов, которые иностранный студент должен предоставить, чтобы легально находиться на территории страны. Сервис позволяет заполнить всю необходимую информацию о себе, а также прикрепить требуемые документы в соответствующих разделах «в один клик».
Все данные автоматически направляются в Центр визово-миграционного сопровождения иностранных граждан Дирекции по интернационализации НИУ ВШЭ, посредством интеграционных механизмов в корпоративную информационную систему «Миграционный центр». Сотрудники Центра через корпоративную электронную почту получают автоматическую отбивку с информированием о каждой заполненной анкете иностранца. В случае, если в анкете есть недостающая информация – она будет направлена на доработку, а соответствующее уведомление придет студенту через мобильное приложение. Своевременное информирование сотрудников Университета о статусе нахождения в России, позволит снизить риск привлечения их к ответственности за нарушение миграционного законодательства.
В ближайших планах – адаптация сервиса для передачи визово-миграционных документов иностранными гражданами. «В перспективе расширение перечня уведомлений иностранных граждан, доработка функциональности личных кабинетов абитуриента, студента, преподавателя, специалиста», – говорит Алексей. Главное в этом процессе – оповещение иностранных студентов НИУ ВШЭ о необходимости и сроках прохождения процедур легализации на территории России, своевременное консультирование и помощь студентам в соблюдении требований визово-миграционного законодательства Российской Федерации.
Скачать мобильное приложение HSE App Х можно в App Store, Google Play и Huawei AppGallery.