Процесс бронирования помещений в системе Smart Event проходит тестовые испытания

О системе Smart Event

Основная цель разработки системы – автоматизированная помощь в организации мероприятий, в том числе при подборе помещений, составлении форм регистрации участников, создании приказов, рассылке информационных уведомлений участникам и анализе мероприятий.

Система Smart Event предполагает разработку нескольких процессов, которые налаживают работу трёх крупных блоков – важных для проведения мероприятий:

Подготовка мероприятия, в том числе бронирование помещений, обеспечение документопотока и публикация анонсов на портале;
Работа с участниками, а именно их регистрация, сопровождение (через механизм QR-кодов), а также создание кабинета «гость Вышки» (через механизмы CRM);
Аналитика, которая предполагает сбор количественных и качественных данных, в том числе по типам мероприятий.

Над разработкой системы работает сразу несколько подразделений НИУ ВШЭ: аппарат ректора, международный и цифровой блоки, а также Культурный и Аналитический центры, и сотрудники из блока по оснащению помещений. Обо всех новостях мы будем сообщать дополнительно, а пока готовы поделиться тем, что происходит в процессе бронирования помещений, который запускается в тестовую эксплуатацию.

О тестировании

В процесс бронирования включены расширенные данные о помещениях, такие как просмотр оборудования, дополнительные фотографии, вместимость и технические характеристики помещения. Это позволит организаторам мероприятий видеть всю актуальную информацию, бронировать площади и проходить этапы согласования без лишних бюрократических проволочек, включая ручную рассылку уведомлений всем ответственным лицам.

Кроме этого, инициаторы смогут забронировать технические услуги, например, установку дополнительного оборудования, проектор, компьютер, монитор и т.д.

Процесс бронирования в Smart Event позволяет организаторам просматривать сведения как о своих прошлых мероприятиях, так и статусы по этапам согласования текущих событий. Тем самым, удобство программы в том, что вся информация о помещениях собрана из разных источников в одном месте и она постоянно обновляется. В частности, есть интеграция с Системой учета объектов недвижимости (СУОН), содержащей информацию обо всех помещениях Вышки.

На данный момент разработчики - сотрудники отдела цифровых проектных решений запустили Smart Event в опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ) для нескольких помещений АУК «Покровский бульвар»: Культурного центра и Дома Дурасова. Эти помещения уже доступны для бронирования в программе. Сейчас в ОПЭ находятся механизмы бронирования и процессы согласования. Тестирование системы продлится два месяца, до середины февраля 2021 года.

В испытании процесса бронирования Smart Event участвует фокус-группа, в которую входят специалисты Культурного центра, отдела суперкомпьютерного моделирования, Дома Дурасова и Управления по организации и сопровождению мероприятий. Они вносят свои замечания и предложения по доработке и обсуждают их вместе с разработчиками во время встреч каждую неделю.

«Осуществление ОПЭ в полном объеме усложняется тем, что из-за пандемии массовые мероприятия сейчас не проводятся и фокус-группа в своих рекомендациях ориентируется на предыдущий опыт, поэтому в этих условиях тяжелее предусмотреть все риски, но мы стараемся сделать его удобным для всех пользователей и под разные типы событий», - говорит руководитель проекта отдела цифровых проектных решений Александр Кабанов.

Этапы запуска

Когда система пройдет тест, будут назначены ответственные лица за каждое помещение – коменданты зданий, и в программу будут включены все помещения, принадлежащие НИУ ВШЭ.

Сервисы будут вводиться поэтапно. В первую очередь подключат дополнительные функции, которые не требуют согласования (анкеты участников, уведомления и т.д.). А дальше перейдут к разработке сервисов, требующих согласования, например, заявки на комиссию для получения организаторами финансовых ресурсов на проведение мероприятия.

Сейчас дорабатываются бронирование помещений и в ближайшее время завершатся корректировки по дополнительным функциям по информированию участников мероприятий.

Программа станет доступна для пользования весной 2021 года.

Информация по Smart Event будет обновляться, следите за новостями.