• A
  • A
  • A
  • АБB
  • АБB
  • АБB
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

«Пора перестать носить друг другу бумагу»

В 2020 году в едином личном кабинете SmartPoint появилось 38 новых сервисов. Подробнее в материале Вышка.Digital Insight

«Пора перестать носить друг другу бумагу»

© iStock

Подсчитано, что с 2015 года Цифровой блок реализовал более 90 сервисов. Чуть меньше половины из них – 38 новых сервисов –  будут введены в эксплуатацию по итогам уходящего года.

Весь список сервисов

«Все сервисы абсолютно новые. Одни – продолжение работ по развитию цифровизации подразделений НИУ ВШЭ. Другие уникальны тем, что их необходимость вызвана пандемией коронавируса», – говорит начальник Управления интеграционных решений НИУ ВШЭ Сергей Шелест.

Подробнее о некоторых сервисах

Сервис подачи кадровых заявлений

Создан в связи с пандемией коронавирусной инфекции COVID-19. Задача стояла срочная – обеспечить подачу кадровых заявлений в марте этого года, когда все уходили на самоизоляцию во время первой волны пандемии. Сервис был полностью реализован за 6-8 дней, от тестирования до запуска.

Сервис заключения договоров ГПХ

Это кросс-системный сервис, когда используется несколько информационных систем, которые взаимодействуют друг с другом в режиме реального времени. С точки зрения архитектуры проект сложный, прежде всего, потому что было налажено взаимодействие пяти разных команд, обмен данными и синхронизация справочников. В общей сложности в архитектуре используются модули таких информационных систем как СЭД (система электронного документооборота), SmartPoint (ЕЛК), BPM (business process management, управление бизнес-процессами), ESB (enterprise service bus, сервисная шина предприятия), которая обеспечивает обмен данными в режиме реального времени и MDM (Master Data Management, управление основными данными).

Теперь любой сотрудник, заключивший соглашение об электронном взаимодействии и получивший простую электронную подпись (ПЭП), сможет заключить договор в электронной форме. И будет иметь доступ к заключенным договорам в Едином личном кабинете. Сервис будет запущен уже в декабре (следите за новостями) и позволит быстрее решать вопросы по заключению договоров ГПХ.

Бронирование помещений

Сервис дает возможность забронировать любую переговорную на АУК «Покровский бульвар». Особенность этого сервиса – специально созданный компонент «Календарь», так как в базовой комплектации платформы, на которой ведется разработка, не было удобного календаря. Сотрудники Цифрового блока изучили как это делается и реализовали его собственными силами.

Уведомление о получении подарка

Создан для соблюдения законодательства о противодействии коррупции. Если сотруднику Вышки вручили дорогой подарок, необходимо написать заявку и описать эту вещь. Ответственные лица отправляют свое решение, какой подарок можно оставить, а какой нет.

Регистрация и сопровождение мероприятия

Этот сервис для научных подразделений, чтобы обеспечить им поддержку в организации небольших конференций. В Вышке этим занимается Управление по организации и сопровождению мероприятий. Инициаторы события составляют бюджет, оставляют заявку, пишут, что им нужно (кейтеринг, таблички, гостиницы и т.д.), с ними связываются сотрудники Управления и помогают в реализации.

Завершение обучения

По своему содержанию это обходной лист при выпуске из вуза, только в электронном виде, где все данные подтягиваются автоматически: какие книги не сданы в библиотеку, задолженность за обучение и т.д., есть возможность проверки макета диплома до печати и выдачи (исправить если есть опечатки). Сервис удобен как студентам, так и учебному офису.

«Для реализации каждого сервиса мы применяли творческий подход и выкладывались по полной. У некоторых сервисов статус разработки был срочный, поэтому нам требовалось за несколько дней создавать новые продукты. Один из таких сервисов – «Заявление на добровольное медицинское страхование», который мы реализовали за 2 дня».

Почему важно расширять сервисы и какие направления в приоритете?

Все задачи по реализации сервисов условно можно разделить на две категории: запланированные в графике реализаций и жизненно необходимые из-за пандемии COVID-19. В этом году особый упор сделан на сервисы по обеспечению пользователей услугами в период пандемии и самоизоляции.

К слову, специалисты Управления интеграционных решений в оперативном порядке создали «Сервис записи на тестирование на COVID-19» для сотрудников НИУ ВШЭ и выпустили его на прошлой неделе. Записавшись на тестирование, пользователь оперативно и в электронном виде получит как результат, так и электронную копию заключения медицинского учреждения.

«О многих реализованных сервисах в этом году, например, «Кадровые заявления», можно сказать пословицей: «Не было бы счастья, да несчастье помогло». Коронавирус заставил перейти на оформление многих документов в электронном виде. Несмотря на то, что людям сложно отказываться от бумаги и переходить в цифровой формат, сейчас многие говорят: «Давайте перестанем оформлять в бумажном виде то, что доступно в качестве заявочного сервиса». После того, как сервисы были запущены, большинство почувствовало преимущества такого подхода и пользуются ими с удовольствием, – отмечает Сергей, – тем самым, пора перестать носить друг другу бумагу, настало время перевести все в цивилизованное русло – использовать цифровые сервисы. Дальнейшее развитие цифровых сервисов и движение в направлении замещения служебных записок электронными заявками, позволит существенно сократить время получения услуг и сделать их более доступными».

Направления сервисов не выбираются, они обусловлены расстановкой приоритетов, так как Вышка – образовательное учреждение, на первом месте все, что связано с учебой.

«Реорганизация Цифрового блока позволила грамотно распределить работу по направлениям и существенную часть задач взял на себя блок цифровизации образования во главе с Александром Зимовцом. Поэтому мы смогли сконцентрировать внимание на создании кадровых, правовых и социальных сервисов. К слову, о «Сервисе регистрации пользователей в детскую комнату» пока почти никто не знает, но он уже на последней стадии тестирования и готов к запуску на 99%. А это полезный сервис: пока люди работают или учатся, их детей развлекают как в любом торгово-развлекательном центре. Уже скоро будет достаточно в поисковике браузера набрать «Детская комната» и в 2-3 клика записать ребенка».

Планы по развитию

В 2020 году:
  • До конца декабря все 94 сервиса, переведут на английский язык, чтобы иностранные преподаватели, сотрудники и студенты тоже чувствовали себя комфортно при использовании цифровых продуктов

  • Дизайн будет переработан в соответствии с требованиями дизайн-системы, разработанной Цифровым блоком

  • В каждом сервисе появится кнопка обратной связи, чтобы пользователи могли быстро обратиться за консультацией или сообщить об ошибке в сервисе

«Сейчас мы работаем над выполнением этих планов. Возможно, мы могли бы сделать больше сервисов до Нового года, но решили, что лучше привести к единому формату существующие сервисы, а потом приступить к разработке новых с современными требованиями к реализации».

В 2021 году:
  • В начале года появятся новые автоматизированные кадровые сервисы – поздравление сотрудников с днем рождения, рассылки (уведомления из корпоративной почты будут перенесены в SmartPoint (ЕЛК), с доступными функциями подписаться/отписаться и ссылкой на регистрацию (при наличии)), создание учетных записей (не придется ждать 3-4 дня для создания корпоративного e-mail, т.к. после проверки службой безопасности, учетная запись будет автоматически создана, а логин/пароль сразу направлены пользователю)

  • Уже ведется работа по сервису заказа печатных изданий в библиотеку, который будет запущен в следующем году

  • Охватить социальную сферу. Сейчас вся информация поступает пользователям на корпоративную почту. В планах – перенести все в сервисы

  • В Едином личном кабинете планируется большое обновление профиля пользователя

  • В Едином личном кабинете планируется реализация функционала анонсов и записи в различные активности в НИУ ВШЭ: олимпиады, семинары, лекции, факультативы

  • Табель учета рабочего времени переносится из планов по запуску в 2020 г. на следующий год

«Сервис ДМС – это яркий пример услуги, которую необходимо поднять на новый уровень цифровизации, мы представили его в конце ноября. Многие подобные сервисы уже давно ждут, когда их перенесут из переписки по электронной почте в сервисную модель. В следующем году мы постараемся охватить максимальное количество подобных услуг, когда пользователю не придется дополнительно искать подробности на сайте, а решать вопросы быстро через сервисы. Но я уверен, что этим наши планы не ограничатся, потому что коллеги не дадут нам скучать».

Чтобы воспользоваться новыми сервисами, которые уже доступны пользователям, достаточно в строке поиска ЕЛК ввести их названия.

Если вы хотите, чтобы мы рассказали о каком-то сервисе подробнее, напишите на почту: digital@hse.ru, с темой письма «Предложение темы о сервисах ЕЛК»

Больше новостей о новых релизах Цифрового блока – в Телеграм-канале  Вышка.Digital Insight