Как заказать канцтовары онлайн

С ноября для всех сотрудников НИУ ВШЭ доступен онлайн-сервис по заказу канцелярских товаров – «Заявки на снабжение». Это быстрый сервис по автоматическому формированию заказа и бухгалтерских документов, расположенный в SmartPoint (единый личный кабинет, ЕЛК).

Для того, чтобы заказать и получить канцтовары, вовлекается несколько подразделений:

1. Заявитель
2. Единая приемная (Управление делами)
3. Бухгалтерия
4. Склад
5. Управление транспортом (доставка)
6. Комендант здания

 

Как было

Раньше процесс заказа канцелярских принадлежностей состоял из 13 шагов.

Сотруднику нужно было контролировать каждый этап выполнения своей заявки: приезжать в подразделения, собирать подписи и печати, организовывать доставку и грузчиков, а также обзванивать исполнителей. По этой причине на выполнение одной заявки уходило несколько дней.

Как стало

Новый сервис автоматизирует процесс заказа, согласования и исполнения, убрав некоторые шаги. Тем самым, время выполнения заказа сокращено до минимума.

Инструкция:

1. Зайти в SmartPoint (ЕЛК)
2. На главной странице зайти в «Административные сервисы»
3. Выбрать «Сервисы АХО»
4. Нажать «Заявки на снабжение»
5. Появится кнопка «Канцелярские товары», при нажатии откроется заявка.

В заявке можно посмотреть все товары, имеющиеся в наличии на складе. Информация о доступности канцелярских принадлежностей регулярно обновляется сотрудниками Управления материально-технического обеспечения.

При формировании заявки сотруднику необходимо проверить адрес доставки и затем нажать «На согласование руководителю». Потом напечатать автоматически сформированную ведомость, которая подписывается у МОЛ и отправить ее через Единую приемную на Центральный склад. После этого всем ответственным подразделениям поступят оповещения для начала работы. Сотруднику же на корпоративную электронную почту придет уведомление о сформированной заявке с активной ссылкой на нее, а статус исполнения можно отслеживать в разделе «Мои заявки» в ЕЛК. Если сотруднику также нужна доставка товаров, то автоматически создается «Заявка на доставку» в Управление транспортного обеспечения. Когда заказ сформирован, с заявителем согласуют удобное время для транспортировки. По завершению выполнения заказа можно оценить его реализацию: все оценки и комментарии поступят в соответствующие службы и позволят улучшать сервис.

4 Причины использовать сервис:

1. Заявитель не тратит время на контроль каждого этапа выполнения заявки, а получает своевременные уведомления по электронной почте и в ЕЛК.
2. Бухгалтерские документы заполняются автоматически и не требует дополнительного согласования.
3. Сервис автоматически создает заявку на передачу документов и доставку товаров, благодаря тому, что все данные подтягиваются из системы.
4. Все ответственные лица, включая МОЛ, центральный склад, управление транспортом, комендантов зданий, также благодаря системе оперативно узнают о заявке, что позволяет выполнить ее в кратчайшие сроки.