Цифровизация наступает – переходите к электронному взаимодействию
Многие «бумажные» процессы в НИУ ВШЭ были сформированы еще тогда, когда электронное взаимодействие между работниками и университетом не было предусмотрено законодательством. Законодательство совершенствуется, поэтому в настоящее время у нас есть возможность целый ряд процессов перевести в электронный вид, что экономит время всех участников процесса, а, значит, позволяет университету работать эффективнее и соответствовать современным требованиям.
В настоящее время разрабатывается целый ряд сервисов для работников, которые позволят сократить время на бюрократические процедуры. Данные сервисы вместе с уже существующими будут интегрированы в новый Единый личный кабинет работника и студента. Уже в этом году создаваемый блоком ИТ Единый личный кабинет будет содержать несколько новых важных для всех работников сервисов (например, Расчетный листок, Графики отпусков, Представления к награждениям), а также консолидирует более 100 существующих в настоящее время электронных сервисов из разных информационных систем. Одновременно меняются механизмы создания и управления учетными записями (корпоративная почта и сетевые ресурсы), а вся личная и университетская информация о пользователе будет доступна ему в этом личном кабинете, позволяя отслеживать ее актуальность и своевременно корректировать.
Одновременно с Единым личным кабинетом разрабатывается его мобильная версия (нативные приложения для iOS и Android). Она включит в себя на начальном этапе новое мобильное расписание учебных занятий, приложение для участников ежегодной Апрельской конференции НИУ ВШЭ, сервисы Вышка.Диск, NFC-пропуска в здания университета и другие функции, позволяя работникам, студентам и друзьям Вышки оставаться на связи с университетом и получать современные цифровые услуги и информацию.
Однако при переходе к цифровизации законодательство требует от университета выполнить ряд мероприятий – выпустить приказ о введении простой электронной подписи, ввести обязательные для всех меры информационной безопасности в цифровых средах, а также заключить с работниками соответствующие соглашения об электронном взаимодействии (далее - Соглашение).
Первоначально Соглашение заключается в бумажном виде, а все будущие дополнения к Соглашению, включая расширение списка подписываемых в электронной форме документов, будут осуществляться в электронном виде через информирование по почте, SMS и в Едином личном кабинете/Едином личном мобильном кабинете.
С середины июля 2018 года все новые работники подписывают Соглашение при трудоустройстве на этапе подачи документов в Единую приемную, но для эффективной цифровизации необходимо охватить также и тех, кто устроился на работу ранее.
Для удобства работников блок ИТ направляет менеджеров по электронному взаимодействию для заключения Соглашений на рабочие места (вам на рабочую почту придет об этом письмо). В случае, если менеджеру не удалось застать сотрудника на рабочем месте, то просим выделить несколько минут при посещении Мясницкой, 20 для обращения в Единую приемную (отдельный вход между Бюро пропусков и магазином БукВышка), там на постоянной основе находится рабочее место менеджера по электронному взаимодействию, который с радостью ответит на вопросы и заключит с Соглашение (пока только с гражданами РФ, трудоустраивающимися в штат московского кампуса).
Процедура занимает не более 5 минут на одного работника и включает следующие этапы:
1. Подписание Соглашения (потребуется паспорт гражданина РФ или его скан/фото).
2. Онлайн верификацию мобильного телефона (теперь все пароли будут приходить напрямую по SMS).
3. Смену пароля в соответствии с актуальными требованиями по информационной безопасности.
Приказ ректора о вводе в действие в НИУ ВШЭ простой электронной подписи, образец Соглашения и другие важные документы по простой электронной подписи можно посмотреть в Единой приемной.