Цифровизация добралась до управления датами повторного приема

© Коллекция Essentials/ iStock

Цифровизация добралась до процессов трудоустройства в Вышку, захватив процесс управления датами повторного приема. На очереди — электронная подача документов.

Ежегодно в рамках процессов университета по процедурам трудоустройства большое количество штатных преподавателей–совместителей увольняется по истечении сроков трудового договора и повторно принимается на работу в начале учебного года. При этом важно сохранить имеющейся у таких работников доступ в информационные системы университета, а также оставить активной персональную страницу на портале.

Для контроля за реализацией процессов повторного приема преподавателей несколько лет назад были введены в рабочий процесс специальные таблицы на google-формах, в которых менеджеры факультетов указывали даты повторного приема и отслеживали статусы сбора и подачи документов при повторном приеме. Этот процесс имел ряд недостатков, так как функционал google-форм не имеет механизмов гибкого уведомления и не защищает университет от ошибочных данных — доступ к формам осуществляется по анонимной ссылке и определить авторство при вводе данных повторного приема нельзя. С лета этого года Управление развития ИТ внедрило новый модуль в системе Вышка-bpm, в который из google-форм перенесен процесс управления датами повторного приема (пока в старых google-формах остается часть процесса повторного приема, связанного с управлением статусами сбора и подачи документов — соответствующий проект уже ведется и через несколько месяцев можно ожидать полного отказа от google-форм).

Реализованный сервис по управлению датами повторного приема позволяет не только избежать указанных выше проблем, но и обеспечит новый уровень сервиса для менеджеров факультетов — система напомнит менеджерам (за 2 недели и за 3 дня),  что скоро истекает установленная дата повторного приема и нужно поторопиться с оформлением документов.

Менеджеров факультетов, в должностные обязанности которых входит управление датами повторного приема, для получения необходимых видеоинструкций и пояснений просим обращаться к менеджеру данного проекта от Управления развития ИТ Михаилу Губе (внутр. тел.12295, e-mail: mguba@hse.ru).