Как Система управления размещением (СУР) помогла провести кампанию по заселению в 2026 году

© iStock

В НИУ ВШЭ завершилась основная часть кампании по заселению обучающихся: к 20 сентября распределены места в общежитиях для 3 045 студентов из России, ближнего и дальнего зарубежья, ещё 340 обучающихся получили места в арендном доме и гостиницах Москвы, 720 человек – в кампусе Санкт-Петербурга, 145 – в Нижнем Новгороде и 150 – в Перми. В московском кампусе заселение иностранных студентов продолжается: в соответствии с контрольными цифрами приёма ожидаем прибытия ещё около 500 студентов. Кампания проходит в штатном режиме и без инцидентов – все общежития, арендный дом и гостиницы распределены и заселены, договоры на проживание и аренду заключаются в установленные сроки.

Ключевым инструментом кампании стала корпоративная информационная система «Управление размещением» (КИС СУР) – она находится в промышленной эксплуатации с 2023 года и охватывает все кампусы: 12 общежитий, 1 арендный дом и 2 гостиницы в Москве, 11 объектов размещения в Санкт-Петербурге, 2 в Нижнем Новгороде и 3 в Перми.

Что система обеспечивает

КИС СУР сопровождает полный цикл размещения: распределение мест, оформление договоров, расчёт платежей, уведомление проживающих и мониторинг загрузки объектов. За прошедший год Цифровой блок совместно с Дирекцией по управлению общежитиями, гостиницами, учебно-оздоровительными комплексами и Управлением по размещению студентов внедрил более десяти доработок – они затронули все этапы бизнес-процессов.

Что изменилось для проживающих

1. Коммунальные платежи считаются быстрее

Для арендного дома ДОМ.РФ автоматизирован расчёт коммунальных платежей. Ранее он занимал до 8 рабочих дней, теперь расчёт выполняется за 45 минут. Это позволяет быстрее формировать и передавать проживающим документы, а автоматизация снижает вероятность ошибок, связанных с ручным расчётом.

2. Состояние лицевого счёта — в мобильном приложении

В HSE App X появился сервис акта сверки. С его помощью студенты могут проверить состояние лицевого счёта без визита в администрацию. Помимо этого, по-прежнему доступны сервисы оплаты по договору проживания.

3. Уведомления помогли снизить задолженность

Система автоматических напоминаний о сроках оплаты отправляет сообщения на электронную почту и в мобильное приложение HSE App X. По результатам проведённого анализа общая задолженность по коммунальным платежам сократилась более чем в два раза, а собираемость платежей выросла почти на 47%. В гостинице «Севастополь» количество должников уменьшилось в пять раз, в ЖК «Level Амурская» – в три раза.

Отдельный сценарий уведомлений касается обучающихся, достигших 20 лет: система напоминает им о необходимости обновить данные паспорта РФ в Едином личном кабинете в разделе «Центр сервиса студент» после замены документа.

Что изменилось для сотрудников и руководства

1. Интеграции обеспечивают обмен данными без ручного ввода

В рамках развития КИС СУР провели ревизию и оптимизацию интеграционных механизмов с ключевыми системами университета: системой приёмной кампании, бухгалтерской системой, системой управления миграционным учётом, личным кабинетом абитуриента.

В результате были обеспечены:

• своевременное поступление данных о зачисленных студентах;
• актуализация миграционного статуса обучающихся;
• обмен платёжной информацией между системами без повторного ручного ввода.

2. Дашборды помогают управлять кампанией в реальном времени

Были разработаны дашборды с ключевыми показателями распределения и заселения. Они показывают загрузку общежитий и арендных домов, количество свободных мест, структуру проживающих по гражданству, динамику выездов по причинам и ожидаемое освобождение мест. Данные обновляются ежедневно, что позволяет руководству принимать управленческие решения на основе актуальной аналитики.

Емельянов Виктор Сергеевич
Директор по управлению общежитиями, гостиницами, учебно-оздоровительными комплексами

В этой кампании мы работали с полным набором инструментов, разработанных специально для заселения. Дашборды дали нам возможность видеть загруженность каждого общежития в режиме реального времени — благодаря этому мы максимально оперативно корректировали распределение мест.

Рындин Дмитрий Николаевич
Начальник управления размещения студентов

Кампания прошла быстрее и прозрачнее, чем в прошлые годы, и подтвердила: система выдерживает пиковые нагрузки, а новые сервисы делают процессы удобнее и для студентов, и для сотрудников. Для контроля мы создали дашборд с показателями заявок и обращений в техническую поддержку в дни бронирований. Цифры в этом году нас радуют — это значит, система работает стабильно, а пользователям с ней комфортно.

Планы на следующий год

Развитие КИС СУР связано с задачами, которые остаются актуальными и после завершения текущей кампании. В следующем году планируется:

• доработать и внедрить «Лист ожидания», который позволит абитуриентам и студентам бронировать свободные места в альтернативных вариантах размещения в порядке приоритета;
• внедрить рейтинговое расселение в Нижнем Новгороде, которое должно формализовать порядок распределения мест между заявителями;
• продолжить оптимизацию интеграций для сокращения ручных операций и рисков появления ошибок.

Кампания 2026 года показала, что КИС СУР используется не только для распределения мест, но и для управления всем циклом размещения: от поступления данных о зачисленных студентах и оформления договоров до расчёта платежей, уведомления проживающих и контроля загрузки объектов. Следующий этап развития системы — дальнейшая автоматизация распределения и более точное управление очередностью предоставления мест.