Стартовала опытная эксплуатация Цифрового архива НИУ ВШЭ
Система «Цифровой архив» создана на базе продуктов 1С. Её внедрение позволило автоматизировать оперативное хранение электронных документов в системе электронного документооборота (СЭД), а также их уничтожение после истечения срока хранения и передачу на архивное хранение. В дальнейшем «Цифровой архив» обеспечит долгосрочное хранение электронных документов, подписанных электронной подписью в СЭД, в соответствии с требованиями законодательства.
Цифровой блок и Управление делами НИУ ВШЭ в течение двух последних лет вели работу по реализации проекта «Цифровой архив». В 2026 году для запуска системы был доработан функционал СЭД: теперь электронные подписи в формате Cades-Bes, не содержащие метку времени, в онлайн-режиме преобразуются в формат Cades-T (с меткой времени). Таким способом уже усовершенствовано около 300 000 электронных подписей. Это обеспечивает подтверждение юридической силы документа даже после окончания срока действия сертификата электронной подписи на протяжении всего срока хранения — как в СЭД, так и в Цифровом архиве.
Форматы электронных подписей
Cades Bes — подпись без метки времени, после истечения срока сертификата теряет юридическую силу. Cades T — подпись с меткой времени, подтверждает действительность документа на момент подписания независимо от срока действия сертификата. Такой формат позволит обеспечить легитимность электронной подписи на момент передачи документов в цифровой архив. А уже при приеме электронных документов архив преобразовывает эту подпись в архивный формат Cades-A для дальнейшего архивного хранения.
Рачиба Артём Юрьевич
Начальник Управления цифровизации административных процессов
Переход на формат подписей с меткой времени — ключевое условие для сохранения юридической значимости документов на всем периоде их хранения. Благодаря новой системе мы сможем гарантировать легитимность электронных архивов даже спустя годы после завершения сертификатов.
Аликова Светлана Анатольевна
Начальник Управления делами
Внедрение Цифрового архива – важный этап на пути к развитию безбумажного документооборота. Благодаря Цифровому архиву можно начать перевод в электронный формат всех видов документов независимо от нормативного срока хранения. Цифровой архив – это универсальное и надёжное решение для работы с документами и информацией без бумажных ограничений.
В 2026 году Цифровой блок и Управление делами планируют автоматически передать в «Цифровой архив» электронные документы за 2020–2022 годы, а также средствами СЭД уничтожить документы с истекшими сроками хранения.