НИУ ВШЭ завершила кампанию массового заселения

Цифровизация ускорила распределение мест

© iStock

В НИУ ВШЭ успешно завершилась кампания массового заселения студентов бакалавриата, специалитета и магистратуры в общежития, гостиницы и арендные дома. Ключевую роль сыграли интеграции корпоративных информационных систем и доработки в автоматизированной системе управления размещением.

Что сделано

• Обеспечена интеграция учётной системы приёмной кампании с корпоративной системой управления размещением: данные о новых абитуриентах и студентах поступают в систему управления размещением в реальном времени, что ускоряет процесс распределения мест
• Внедрено около 30 доработок системы управления размещением и создан специализированный дашборд для мониторинга кампании
• Настроено рабочее место в приёмной комиссии для оперативной выдачи направлений на заселение, включая обработку заявок иностранных граждан
• Автоматизация позволила оперативно формировать договоры и аналитические отчёты по загрузке жилого фонда

Результаты кампании

• Заселение стартовало 15 июля и в первый день через личные кабинеты было принято около 150 заявок на заселение в гостиницу «Севастополь», Центр размещения студентов и ЖК «Level Амурская»
• Всего обработано около 850 заявок, всем соответствующим условиям абитуриентам оперативно предоставлены места проживания.
• Заселение в 12 общежитий Московского кампуса прошло оперативно и точно. Места предоставлены более 3000 студентам. Выдача направлений на заселение и заключение договоров проведены в установленные сроки
• В Нижегородском кампусе расселение впервые проводилось с использованием корпоративной системы управления размещением: в общежития заселено более 400 новых студентов, оптимизированы процессы формирования договоров и учёта номерного фонда

Виталий Евсеев, директор по цифровизации административно‑управленческих процессов: проведена ревизия интеграционных механизмов между системами приёмной кампании и управления размещением.

Алексей Коростелёв, начальник управления цифровизации инфраструктурного блока: реализованы доработки системы и создан дашборд кампании по заселению.

Ирина Чагина, руководитель проекта: выделено рабочее место для оперативной выдачи направлений иностранным гражданам, что снизило риски нарушений миграционного законодательства.

Виктор Емельянов, Директор по управлению общежитиями, гостиницами учебно-оздоровительными комплексами, Любовь Барминова заместитель начальника управления по обеспечению деятельности общежитий рассказали о том, что в этом году кампания по заселению новых студентов в 12 общежитий Московского кампуса НИУ ВШЭ  прошла без инцидентов.  В системе управления размещением своевременно появились приказы о зачислении. Процессы выдачи направлений на заселение, заключение договоров прошли в установленные сроки. Все условия для заселения новых студентов были соблюдены.

Надежда Ножнова, менеджер Управления размещения студентов: процесс расселения, ранее требовавший множества согласований, стал более оперативным благодаря современной учётной системе. «Задача оперативно предоставить место проживания по конкретному адресу и в конкретном номере была трудновыполнима. Без современной учётной системы отследить все перемещения, статус занятости места, дать возможность оперативно выбрать место проживания практически невыполнимо. Вопрос организации проживания был очень трудозатратным для всех причастных. Ежегодно процесс заселения требовал множества согласований с проживающими, которые в процессе выбирали себе место жительства», — поделилась она.

Сергей Ганин, заместитель директора по капитальному ремонту, строительству и развитию имущественного комплекса Нижегородского кампуса: заселения студентов в общежития Нижегородского кампуса НИУ ВШЭ прошли впервые с использованием корпоративной информационной системы управления размещением. Использование автоматизированной системы сократило время на выдачу направлений и заключение договоров.

План дальнейших улучшений

• внедрение системы уведомлений о необходимости своевременной оплаты проживания
• введение прозрачной системы сверки взаимозачётов для проживающих
• подключение системы быстрых онлайн‑платежей
• формирование листа ожидания свободных мест в арендных домах
• запуск опросной системы для оценки комфортности проживания
• внедрение рейтинговой оценки студентов при расселении в Нижегородском кампусе
• дальнейшая оптимизация интеграции системы управления размещением с корпоративными информационными системами НИУ ВШЭ

Автоматизация и интеграция систем позволили повысить оперативность и прозрачность расселения, сократить ручные операции и создать техническую базу для дальнейших улучшений сервиса проживания студентов.